1Кто мы
Сервисы ExitoMail, Exito Vault и Exito Transfer предоставляются компанией EXITO Media LLC, компания с ограниченной ответственностью, учреждённая по законодательству штата Вайоминг (Секретарь штата Вайоминг, регистрационный номер 2022-001141268), с адресом ведения деятельности 111 NE 1st St, 8th Floor, #88287, Miami, FL 33132, United States («ExitoMail», «мы», «нас»).
В отношении обработки, описанной в настоящей Политике конфиденциальности, мы являемся контролёром в соответствии с Общим регламентом Европейского союза по защите данных 2016/679 («GDPR»): мы определяем цели и способы обработки ваших персональных данных. Исключения, когда мы обрабатываем данные от имени другого лица, описаны в разделе Когда мы действуем от имени другого лица.
Мы зарегистрированы в Соединённых Штатах и не имеем представительства в Европейском союзе. Поскольку мы предлагаем Сервис лицам в ЕС, GDPR применяется к нам в полном объёме (статья 3(2) GDPR), а GDPR Великобритании аналогичным образом применяется в отношении лиц в Соединённом Королевстве.
- Контролёр
- EXITO Media LLC, компания с ограниченной ответственностью, учреждённая по законодательству штата Вайоминг (Секретарь штата Вайоминг, регистрационный номер 2022-001141268), с адресом ведения деятельности 111 NE 1st St, 8th Floor, #88287, Miami, FL 33132, United States
- Контакт по вопросам защиты данных
- privacy@exitomail.com. Используйте этот адрес для вопросов о настоящей политике и реализации своих прав.
- Инспектор по защите данных
- Мы не назначили инспектора по защите данных. Сотрудник, отвечающий за защиту данных в ExitoMail, читает каждое сообщение, отправленное по адресу privacy@exitomail.com.
- Представитель в ЕС (статья 27 GDPR)
- Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), 77 Camden Street Lower, Dublin, D02 XE80, Ireland. Электронная почта: datarequest@datarep.com (укажите «EXITO Media LLC» в теме письма). Онлайн-форма: datarep.com/data-request (откроется в новой вкладке). У него также есть адрес в каждой другой стране ЕС и ЕЭЗ: все адреса.
- Представитель в Великобритании (статья 27 GDPR Великобритании)
- Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), 107-111 Fleet Street, London, EC4A 2AB, United Kingdom. Электронная почта: datarequest@datarep.com (укажите «EXITO Media LLC» в теме письма). Онлайн-форма: datarep.com/data-request (откроется в новой вкладке).
- Представитель в Швейцарии (статья 14 FADP)
- Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), Leutschenbachstrasse 95, Zurich, 8050, Switzerland. Электронная почта: datarequest@datarep.com (укажите «EXITO Media LLC» в теме письма). Онлайн-форма: datarep.com/data-request (откроется в новой вкладке).
- Надзорный орган
- Поскольку у нас нет представительства в ЕС, для нас не существует единого ведущего надзорного органа. Вы можете подать жалобу в орган по защите данных своей страны, как описано в разделе Ваши права.
2На что распространяется настоящая политика
Настоящая политика распространяется на персональные данные, которые мы обрабатываем, когда вы или лица, с которыми вы взаимодействуете, используете любую часть Сервиса:
- Веб-сайт. Домен exitomail.com и его общедоступные страницы, включая этот юридический центр.
- Почта. Почтовые ящики на @exitomail.com или в вашем собственном домене, используемые в нашем веб-приложении или почтовых приложениях по протоколам IMAP, SMTP и JMAP.
- Exito Vault. Ваши файлы, папки и ссылки для общего доступа.
- Exito Transfer. Отправка файлов, страницы скачивания и ссылки «Запрос файлов», включая лиц, которые скачивают или загружают файлы без аккаунта.
- Собственные домены. Подключение, проверка и обслуживание собственного домена.
- Организации тарифа Business. Командные почтовые ящики в доменах организации, приглашения и общий объём хранилища с учётом положений следующего раздела.
- Обращение к нам. Поддержка, сообщения о злоупотреблениях, юридические уведомления и апелляции.
Некоторые описанные здесь функции, например организации тарифа Business и отдельные части Exito Vault, всё ещё внедряются. Описанная для них обработка начинается, когда вы начинаете ими пользоваться.
На что она не распространяется
- Почтовые приложения других компаний, например на вашем телефоне или компьютере. Их разработчики обрабатывают данные в соответствии со своими политиками, а некоторые приложения синхронизируют ваш почтовый ящик через собственные облачные серверы.
- Веб-сайты, которые вы открываете по ссылкам в письмах или файлах.
- Действия Stripe и Link в качестве официального продавца при покупке вами платного тарифа: оформление заказа, оплата, налоги, квитанции, ваш аккаунт Link и поддержка Link. Они регулируются Политикой конфиденциальности Link (откроется в новой вкладке) (см. раздел Платёжные данные).
- Собственные политики вашей организации, если аккаунт предоставлен вам работодателем или другой организацией.
- Другие поставщики услуг электронной почты после того, как отправленное вами письмо покинуло наши серверы.
Используемые термины
- Сервис
- ExitoMail, Exito Vault, Exito Transfer, собственные домены, веб-сайт и наша поддержка, как описано в Условиях использования.
- Материалы
- Всё, что вы и другие лица помещаете в Сервис: письма, вложения, контакты, файлы и отправки файлов.
- Метаданные
- Информация о Материалах и их доставке, например адреса отправителя и получателя, время, размеры и задействованные серверы.
- Организация
- Клиент тарифа Business: компания или другая организация, предоставляющая аккаунты своим участникам.
- ОРЗД (GDPR)
- Общий регламент Европейского союза по защите данных. Если к вам применяется GDPR Великобритании или Федеральный закон Швейцарии о защите данных, ссылки на GDPR включают эквивалентные положения этих законов.
3Когда мы действуем от имени другого лица
Законодательство о защите данных различает контролёра, который определяет цели и способы обработки персональных данных, и обработчика, который обрабатывает их от имени и по указаниям контролёра. Наша роль зависит от того, как вы используете Сервис.
Личные аккаунты
Для аккаунтов с тарифами Бесплатный, Plus, Pro и Max мы являемся контролёром данных вашего аккаунта, платёжных данных и журналов, а также обработки ваших Материалов, необходимой для работы Сервиса.
Организации тарифа Business
Когда аккаунт предоставлен вам организацией, организация является контролёром данных и Материалов своих участников, а мы обрабатываем их в качестве её обработчика в соответствии с нашим Соглашением об обработке данных (статья 28 GDPR). Организация, в частности, решает, кому предоставить почтовый ящик, какие домены и адреса существуют и что происходит с почтовым ящиком, когда участник покидает организацию. Её владелец может приглашать участников, приостанавливать работу и удалять почтовые ящики в организации (наши инструменты не позволяют владельцу читать почту или файлы участников), а организация устанавливает собственные правила доступа к данным участников. К такой обработке применяется её уведомление о конфиденциальности; направляйте ей соответствующие вопросы и запросы.
Даже для аккаунтов тарифа Business мы остаёмся независимым контролёром для ограниченного круга целей:
- наши отношения с организацией как с клиентом и расчёты с ней и её контактными лицами по вопросам оплаты;
- обеспечение безопасности всей платформы, предотвращение злоупотреблений и мошенничества, включая ограничения на отправку;
- выполнение наших собственных юридических обязательств, в том числе требований налогового законодательства, распоряжений органов власти и обязанностей по Акту о цифровых услугах (DSA).
Лица, с которыми вы взаимодействуете
Почта, общие файлы и отправки файлов содержат персональные данные других лиц: ваших корреспондентов, получателей и всех, кто упоминается в ваших Материалах. Мы обрабатываем эти данные только для предоставления вам Сервиса (чтобы доставлять, хранить, фильтровать, индексировать и отображать их) и обеспечения безопасности Сервиса. Мы никогда не связываемся с вашими корреспондентами в собственных целях, не создаём их профили и не используем их данные иным образом.
Если вы используете личный тариф в профессиональных целях и сами являетесь контролёром этих данных, мы обрабатываем их от вашего имени и в соответствии с указаниями, которые вы задаёте в настройках Сервиса. К такой обработке применяется наше Соглашение об обработке данных.
4Ваш аккаунт, оплата и реферальная программа
Данные аккаунта
Платёжные данные
Платные тарифы продаются через Link, сервис Stripe для оформления заказов и оплаты. Аффилированная компания Stripe Sold through Link, LLC является официальным продавцом: она продаёт тариф от нашего имени и принимает оплату. Данные карты или другого способа оплаты вы вводите непосредственно на странице оформления заказа Link, которой управляет Stripe. Мы никогда не видим и не храним полный номер вашей карты или код безопасности.
- Stripe и Link: независимые контролёры
- Stripe и Link как официальный продавец собирают и используют данные о ваших платежах, оплате и заказах в собственных целях и самостоятельно определяют способы их обработки в соответствии с Политикой конфиденциальности Link (откроется в новой вкладке) и Центром конфиденциальности (откроется в новой вкладке): для приёма оплаты, расчёта и уплаты налогов, отправки квитанций и счетов, ведения вашего аккаунта Link и истории заказов, ответов на вопросы об оплате, обработки возвратов и возвратных платежей, предотвращения мошенничества и выполнения своих юридических обязательств. Они обрабатывают эти данные не для нас и не по нашим указаниям, поэтому обращайтесь с вопросами о них непосредственно к Stripe и Link. Для управления подпиской в Link необходим аккаунт Link.
- Stripe: наш обработчик данных для наших платёжных записей
- Stripe также ведёт для нас платёжные записи нашего аккаунта Stripe (записи о клиентах и подписках, клиентский портал, а также внесённые нами изменения тарифов и возвраты) в качестве нашего обработчика данных на основании соглашения об обработке данных (см. раздел Субобработчики).
Чтобы начать оформление заказа, мы передаём Stripe ваше имя, адрес электронной почты аккаунта, внутренний идентификатор аккаунта и выбранный тариф. Link передаёт нам сведения о вашем заказе, чтобы мы могли предоставить вам тариф. От Stripe мы получаем:
- ваши идентификаторы клиента и подписки Stripe, ваш тариф, расчётный период, даты продления и статус платежа;
- ваше имя для выставления счетов, адрес электронной почты, страну и адрес, номер телефона, если вы сообщили его Link, и налоговый идентификатор, если вы его указали;
- ограниченные сведения о вашем способе оплаты, например его тип и срок действия;
- уплаченные суммы и включённые налоги, счета, квитанции, возвраты, возвратные платежи и историю платежей.
Мы используем эти данные только в целях, указанных в настоящей политике: чтобы предоставить вам тариф, вести платёжный и налоговый учёт, отправлять служебные письма о вашем тарифе и обрабатывать возвраты, отказы от покупки и споры.
Когда начинается новая подписка, мы прибавляем единицу к ежемесячному итогу по стране оплаты и тарифу, чтобы видеть, где наши тарифы полезны. После оплаты мы можем спросить, как вы нас нашли: отвечать необязательно, а ваш ответ только прибавляет единицу к общему итогу. Эти итоги — просто числа, без имени, аккаунта или идентификатора.
Запрос на удаление ваших данных из Link
Вы можете попросить Link удалить хранящиеся у него сведения о ваших покупках с пометкой «Продано через Link», удалив свой аккаунт Link (откроется в новой вкладке). После этого Stripe отменяет подписки на платные тарифы, проданные вам через Link, удаляет ваши данные из хранящихся у него записей об этих покупках, включая записи в нашем аккаунте Stripe, и сообщает нам о вашем запросе. По окончании подписки ваш аккаунт ExitoMail переводится на тариф Бесплатный, при этом никакие данные в нём не удаляются. Данные, которые храним мы сами, таким образом не удаляются. Чтобы удалить и их, обратитесь к нам, как описано в разделе Ваши права. Мы сохраняем платёжные записи, которые обязаны хранить в соответствии с налоговым законодательством.
Реферальные данные
Если вы регистрируетесь по чьей-либо реферальной ссылке или кто-либо регистрируется по вашей, мы записываем, какой аккаунт привёл другой аккаунт и когда, а также предоставленный дополнительный объём хранилища (сейчас по 1 ГБ каждому, но не более 10 ГБ на аккаунт). Пригласивший вас пользователь может увидеть, что регистрация по реферальной ссылке завершена. Мы никогда не запрашиваем доступ к вашей адресной книге; вы сами решаете, как поделиться своей ссылкой.
Если вы не предоставите эти данные
Для создания аккаунта нам необходимы имя, адрес и пароль, а для платного тарифа — платёжные данные. Это договорное требование, и без этих данных мы не сможем предоставить Сервис. Резервный адрес электронной почты указывать необязательно, но без проверенного резервного адреса вы не сможете сбросить забытый пароль. Если требуются другие данные, мы сообщаем об этом при их запросе. Все остальные данные предоставляются по вашему усмотрению.
5Почта и контакты
Чтобы предоставить вам почтовый ящик, мы должны хранить и обрабатывать ваши письма. Это предполагает обработку содержания ваших сообщений, поэтому мы применяем к нему самые строгие стандарты конфиденциальности.
Материалы
Метаданные
Отправляемые вами письма содержат технические заголовки, необходимые для работы электронной почты, например ваш адрес, время, имя нашего сервера и подпись DKIM. Как и в любом сервисе электронной почты, эти данные доступны получателям и их поставщикам почтовых услуг.
Где хранятся данные
Текст писем и вложения хранятся в объектном хранилище в Wasabi, регион EU-Central-2 (Франкфурт, Германия). Метаданные, контакты, поисковый индекс и ваши настройки хранятся в базах данных на нашем сервере (netcup GmbH, Нюрнберг, Германия).
6Exito Vault
Ваш браузер загружает файлы Exito Vault напрямую в хранилище нашего поставщика и скачивает их оттуда по зашифрованным соединениям с помощью ссылок, действительных лишь короткое время. Файлы никогда не проходят через наш веб-сервер, поэтому при таких запросах поставщик хранилища также обрабатывает ваш IP-адрес. Место хранения файлов: Wasabi, регион EU-Central-2 (Франкфурт, Германия).
Любой, у кого есть ссылка для доступа, может открыть то, на что она ведёт. Поэтому делитесь такими ссылками только с теми, кому доверяете, и устанавливайте пароль или срок действия, если это позволяет ваш тариф. Мы нигде не размещаем и не публикуем ссылки для доступа.
Некоторые типы файлов часто используются для распространения вредоносного ПО, например программы, скрипты, веб-страницы и защищённые паролем архивы. Если общий файл относится к одному из этих типов, на его странице посетители видят предупреждение и адрес аккаунта, из которого им поделились, чтобы они могли понять, ожидали ли они этот файл. Новые аккаунты и аккаунты с ограничениями не могут предоставлять публичный доступ к файлам этих типов.
7Exito Transfer
Сервис Exito Transfer используется в том числе лицами без аккаунта: получателями, теми, кто открывает ссылку для скачивания, и теми, кто загружает файлы по ссылке для их запроса. Этот раздел предназначен и для них.
Отправители
Получатели и лица, скачивающие файлы
Как и любое посещение нашего веб-сайта, открытие страницы скачивания регистрируется в журналах нашего веб-сервера, включая ваш IP-адрес, на срок до 30 дней, а трафик проходит через сеть Cloudflare (см. раздел Кому мы передаём данные).
Если отправка содержит файл типа, который часто используется для распространения вредоносного ПО, на странице скачивания показывается предупреждение с адресом отправителя, как описано для ссылок общего доступа в разделе Exito Vault.
Лица, загружающие файлы по ссылке для запроса
На тарифах с этой функцией пользователь, вошедший в аккаунт, может создать ссылку «Запрос файлов». Если вы загружаете файлы по такой ссылке, мы обрабатываем сами файлы и их имена, сведения, запрашиваемые в форме загрузки, и технические данные загрузки (время, браузер и IP-адрес в наших журналах). Ваша загрузка становится отправкой, принадлежащей лицу, создавшему запрос: оно получает ваши файлы и решает, что с ними произойдёт.
Жалобы на отправки
Любой пользователь может пожаловаться на отправку с её страницы скачивания. Мы записываем причину, сведения и адрес электронной почты, которые вы решите предоставить, а также хешированный IP-адрес для предотвращения массовой отправки жалоб. См. раздел Сообщения о злоупотреблениях, уведомления и апелляции.
Файлы, отправленные через Transfer, хранятся в Cloudflare R2, в юрисдикции ЕС. Они удаляются по истечении срока действия ссылки; см. раздел Как долго мы храним данные.
8Собственные домены
Если вы подключаетесь с помощью учётных данных API, создайте токен, доступ которого ограничен зоной DNS этого домена, если провайдер предоставляет такую возможность. Вы можете в любое время отозвать его у провайдера. Мы удаляем сохранённые учётные данные, когда вы отключаете провайдера, удаляете домен или свой аккаунт.
Право владения проверяется с помощью записи TXT до начала почтового обмена. Доменное имя может идентифицировать человека, например содержать фамилию, поэтому мы считаем его персональными данными. Сами записи DNS по своему назначению общедоступны.
9Журналы, поддержка и сообщения о злоупотреблениях
Технические журналы и журналы безопасности
Если вы только посещаете наш веб-сайт, это все данные, которые мы обрабатываем о вас: мы не используем инструменты аналитики, а на наших страницах нет пикселей отслеживания или сторонних средств отслеживания. Кроме того, каждая открытая вами страница добавляет единицу к ежемесячному счетчику вашей страны (по данным Cloudflare), который хранится только как общая сумма, без IP-адреса, файла cookie или идентификатора: он показывает нам, сколько примерно людей в Европе мы обслуживаем, а эти сведения нужны нашим юридическим представителям там. Если вы перешли по ссылке из одной из наших собственных публикаций в социальных сетях или из нашей рекламы, ссылка указывает эту сеть: такое посещение, а также регистрация во время него добавляют по единице к еженедельному счетчику этой сети, чтобы мы понимали, какие публикации и рекламные объявления работают. Название сети не сохраняется ни на вашем устройстве, ни в вашем аккаунте. См. Политику использования файлов cookie.
Поддержка
Когда вы обращаетесь к нам, мы обрабатываем ваше сообщение и вложения, ваш адрес, сведения об аккаунте, необходимые для оказания помощи, и наши ответы. Никогда не отправляйте нам свой пароль: мы никогда его не запрашиваем.
Сообщения о злоупотреблениях, уведомления и апелляции
Когда кто-либо сообщает о материалах или поведении (письмом на адрес abuse@exitomail.com, с помощью кнопки для сообщения о нарушении в отправке файлов, посредством уведомления в соответствии с Актом о цифровых услугах или уведомления о нарушении авторских прав), мы обрабатываем:
- имя и адрес электронной почты заявителя, если они указаны. О большинстве проблем можно сообщить анонимно, однако некоторые процедуры, например направление уведомлений о нарушении авторских прав, требуют указать свои данные;
- предоставленные объяснения и доказательства, а также материалы, о которых сообщается;
- данные о соответствующем аккаунте или отправке файлов;
- наше решение, сведения о том, было ли оно принято автоматизированными средствами, направленное нами изложение причин, а также любую апелляцию и результат её рассмотрения;
- сообщения о жалобах, которые другие поставщики услуг электронной почты направляют нам в отношении писем с наших серверов;
- если мы сообщаем NCMEC о материалах, предположительно содержащих сцены сексуального насилия над детьми, — сообщение и содержащиеся в нём материалы и данные аккаунта, которые законодательство США требует хранить в течение одного года.
Если вы звоните нашему агенту по авторским правам, звонок обрабатывает Twilio (см. раздел Кому мы передаём данные). Мы получаем по электронной почте ваш номер телефона, время звонка и оставленное вами голосовое сообщение; Twilio удаляет запись после её доставки. Мы храним эти данные так же, как другие уведомления.
Полное описание процедур приведено на странице «Уведомление и принятие мер» и в Политике в отношении авторских прав.
10Для чего мы используем данные и на каких правовых основаниях
Мы используем персональные данные только в указанных ниже целях. Для каждой из них предусмотрено правовое основание в соответствии со статьёй 6(1) GDPR. Мы не используем данные в новой цели, несовместимой с указанными, не уведомив вас заранее и, когда это необходимо, не запросив вашего согласия.
Наши законные интересы
Когда мы опираемся на статью 6(1)(f), нашими законными интересами являются:
- обеспечение безопасности и доступности Сервиса, а также безопасности его пользователей и их данных;
- защита людей от спама, фишинга и вредоносного ПО;
- предотвращение мошенничества и злоупотреблений бесплатным тарифом;
- поддержание хорошей репутации наших серверов как отправителей, чтобы почта каждого пользователя доставлялась;
- помощь отправителям в доставке файлов выбранным ими получателям;
- обеспечение надёжности Сервиса с помощью агрегированных эксплуатационных показателей;
- соблюдение законов США, обязательных для нас как американской компании, включая налоговое законодательство и обязанность сообщать о материалах, изображающих сексуальное насилие над детьми, а также защита детей;
- предъявление, осуществление и защита правовых требований.
Мы сопоставили эти интересы с вашими правами. Мы используем минимально необходимый объём данных, храним их недолго и никогда не используем для рекламы или профилирования. Вы можете в любое время возразить против обработки, а по запросу мы предоставим дополнительную информацию о проведённой нами оценке.
Конфиденциальная информация в ваших Материалах
Письма и файлы могут содержать особые категории персональных данных, например сведения о здоровье, религиозных убеждениях или политических взглядах (статья 9 GDPR). Мы не анализируем Материалы, чтобы выявить такие сведения или сделать вывод об их наличии. Такие Материалы хранятся, фильтруются и доставляются так же, как любые другие, лишь потому, что вы или ваши корреспонденты решили поместить их в Сервис, и остаются под вашим контролем.
Конфиденциальность сообщений
Почта — это услуга связи. Мы считаем конфиденциальными содержание ваших сообщений и сведения об их передаче (кто кому и когда писал) в соответствии со статьёй 5 Директивы 2002/58/EC о конфиденциальности и электронных коммуникациях и национальными законами, принятыми для её реализации. Мы обрабатываем эти данные только в объёме, необходимом для их передачи, хранения, защиты и фильтрации, либо когда это разрешено или предписано законом.
11Чего мы никогда не делаем
Когда человек может просматривать Материалы
Автоматизированные системы обрабатывают ваши Материалы, чтобы доставлять, фильтровать, индексировать, искать и сканировать их, а наша автоматизированная система обеспечения соблюдения правил может принимать меры по результатам обработки (например, при обнаружении вредоносного ПО), при этом человек не видит Материалы. Сотрудник ExitoMail просматривает Материалы только в следующих случаях и только в необходимом объёме:
- Вы просите нас об этом. Например, вы просите службу поддержки проверить письмо, которое не отображается. Мы просматриваем только указанные вами Материалы и лишь в течение необходимого времени.
- Конкретный случай злоупотребления, апелляция или инцидент безопасности. Например, отправка файлов, на которую поступила жалоба, или письмо, по поводу которого другой поставщик направил нам жалобу. Мы получаем доступ только в минимально необходимом объёме и регистрируем его в материалах дела.
- Этого требует закон. Например, на основании обязательного распоряжения компетентного органа. См. раздел Запросы органов власти.
Для аккаунтов тарифа Business у вашей организации могут быть собственные правила доступа к почтовым ящикам участников. Эти правила устанавливает организация, а не мы.
12Автоматизированная фильтрация, применение мер и принятие решений
Некоторые средства защиты работают только при автоматическом и немедленном применении. Эти системы работают в нашей собственной инфраструктуре, кроме проверок на наличие ботов, которые при их включении выполняет Cloudflare.
Фильтрация и ограничения
- Фильтрация спама и фишинга. Правила, репутация отправителя, проверки аутентификации (SPF, DKIM, DMARC) и статистический классификатор анализируют содержание и метаданные писем. Когда вы отмечаете письмо как спам или не спам, фильтр может использовать это для обучения. Это узкоспециализированная функция фильтрации, а не модель искусственного интеллекта общего назначения или генеративная модель искусственного интеллекта. Никакие данные не передаются третьим лицам.
- Проверка на вредоносное ПО. Почтовые вложения и файлы, загружаемые через Exito Transfer, могут проверяться на известное вредоносное ПО с помощью сканера с открытым исходным кодом, который работает в нашей собственной инфраструктуре. Заражённые письма могут быть отклонены, а заражённые файлы — помещены в карантин.
- Проверка по блок-листам DNS. Мы можем сверять IP-адрес и доменное имя сервера, который отправляет нам почту, а также доменные имена в письме, например домены ссылок, с общедоступными блок-листами DNS. Оператор блок-листа получает в виде DNS-запроса только этот IP-адрес или доменное имя, но никогда — ваш адрес или письмо.
- Ограничения на отправку. Для каждого аккаунта установлен дневной лимит отправки, который зависит от тарифа (например, на тарифе Бесплатный — до 100 писем в день). Для новых аккаунтов первоначальный лимит ниже и повышается по мере роста доверия.
- Защита регистрации и входа. Ограничения частоты запросов для каждого IP-адреса и сети, проверки резервных адресов и проверка Cloudflare Turnstile на наличие бота защищают от автоматизированных регистраций и подбора паролей. Проверка на наличие бота выполняется при регистрации, сбросе пароля и входе после нескольких неудачных попыток.
- Пароли, раскрытые при утечках данных. Когда вы выбираете пароль, мы проверяем, есть ли он в общедоступном списке Have I Been Pwned, содержащем пароли, раскрытые при утечках данных, и отклоняем его при совпадении. Наш сервер покидают только первые пять символов одностороннего хеша пароля с добавлением случайных данных, поэтому сервис никогда не узнаёт ни ваш пароль, ни его хеш. Если пароль, с которым вы входите, позднее появляется в этом списке, мы рекомендуем сменить его.
Письма, которые с высокой вероятностью являются спамом или содержат вредоносное ПО, могут быть отклонены при доставке с уведомлением отправляющего сервера либо помещены в папку «Спам», где вы сможете просматривать их в течение 30 дней.
Автоматизированное применение мер
Наша автоматизированная система применения мер сопоставляет признаки, чтобы выявлять злоупотребления Сервисом и быстро их пресекать. Ниже приведена значимая информация о логике этой системы, а также о значении и предполагаемых последствиях её работы, которую требует статья 13(2)(f) GDPR:
- Используемые признаки
- Жалобы на спам и доля недоставленных исходящих писем аккаунта; присутствие в блок-листах DNS; результаты проверки на вредоносное ПО; характерные для захвата аккаунта схемы входа и отправки, например вход из необычной сети с последующей массовой рассылкой; сообщения от пользователей, других поставщиков и заявителей, включая сообщения о материалах сексуального насилия над детьми; а также признаки, полученные при регистрации. Система не использует специальные категории персональных данных и не профилирует вас ни для каких других целей.
- Как принимается решение
- Используются правила с пороговыми значениями: когда один признак или их сочетание достигает порогового значения, указывающего на злоупотребление или компрометацию аккаунта, применяется соответствующая мера. Пороговые значения устанавливают наши сотрудники и пересматривают их с учётом результатов рассмотрения апелляций.
- Возможные меры
- Ограничить или приостановить отправку; приостановить работу аккаунта; заблокировать отправку файлов или ссылку для доступа и поместить соответствующие файлы в карантин; приостановить работу собственного домена; заблокировать IP-адрес, с которого атакуют Сервис.
- Последствия для вас
- Пока действует мера, вы можете быть лишены возможности отправлять почту, входить в аккаунт, предоставлять доступ к файлам или использовать домен. Приём почты обычно продолжается. Меры рассчитаны на временное и обратимое применение и отменяются, если проверка показывает, что они больше не нужны. Решение о закрытии аккаунта всегда принимает человек.
Статья 22 GDPR
Некоторые из этих мер, например приостановка работы аккаунта или домена, представляют собой решения, основанные исключительно на автоматизированной обработке и способные существенно повлиять на вас (статья 22(1) GDPR). Мы принимаем такие решения, поскольку они необходимы для исполнения заключённого с вами договора (статья 22(2)(a)): Сервис, в котором вы зарегистрировались, может работать только при условии, что мы способны в течение нескольких минут пресечь распространение спама и вредоносного ПО и использование скомпрометированных аккаунтов, прежде чем они навредят вам, другим пользователям и доставляемости почты всех пользователей. В соответствии с требованиями статьи 22(3) мы защищаем ваши права следующими мерами:
- мы сообщаем вам о применённой мере и основных причинах её применения, если не действует исключение (см. ниже);
- вы можете добиться вмешательства человека, выразить свою точку зрения и оспорить решение, подав апелляцию на странице exitomail.com/appeal, ответив на наше уведомление или написав по адресу abuse@exitomail.com;
- решение по каждой апелляции принимает человек, а сложные случаи перед принятием окончательного решения передаются нашим сотрудникам;
- мы отменяем меру, как только проверка показывает, что она была применена ошибочно или больше не нужна.
Случаи, связанные с материалами, предположительно содержащими сцены сексуального насилия над детьми, рассматривает человек. В таких случаях, а также когда орган власти требует соблюдать конфиденциальность, мы можем в разрешённых законом пределах ограничить предоставляемую вам информацию или предоставить её позднее, чтобы не поставить под угрозу уголовное расследование. Фильтрация спама и ограничения на отправку, применяемые ко всем, не являются решениями в отношении вас в смысле статьи 22.
Другие доступные вам возможности
- Проверяйте папку «Спам» и отмечайте письма как не спам — фильтр учитывает это.
- Вы можете возразить против обработки на основании наших законных интересов.
14Международная передача данных
Ваши данные хранятся в Европейском союзе. Мы, компания, управляющая Сервисом, находимся в Соединённых Штатах.
- Сервер (веб-приложение, почтовый сервер, базы данных)
- netcup GmbH, Нюрнберг, Германия
- Почта и файлы Vault
- Wasabi, регион EU-Central-2 (Франкфурт, Германия)
- Резервные копии
- Wasabi, регион EU-Central-1 (Амстердам, Нидерланды)
- Файлы Exito Transfer
- Cloudflare R2, в юрисдикции ЕС
Что означает наше нахождение в США
Когда вы предоставляете нам свои данные, например при регистрации, отправке или получении почты, вы передаёте их непосредственно нам — контролёру в Соединённых Штатах, на которого распространяется GDPR. Согласно Европейскому совету по защите данных (Guidelines 05/2021), такой прямой сбор не является «передачей» в смысле Chapter V GDPR, однако GDPR применяется ко всем нашим действиям с этими данными. Для обеспечения работы и поддержки Сервиса наши сотрудники могут получать из Соединённых Штатов доступ к данным, хранящимся в ЕС; кроме того, на нас распространяется законодательство США, включая возможность доступа со стороны органов власти США, описанную в разделе Запросы органов власти. Мы учитываем эти риски в наших мерах безопасности: храним данные в ЕС, шифруем их при передаче и в объектном хранилище, ограничиваем круг лиц с доступом к ним и раскрываем их только в случаях, описанных в настоящей политике.
Когда данные передаются другим лицам
- Поставщики, учреждённые за пределами ЕЭЗ. Wasabi, Cloudflare и Stripe учреждены в Соединённых Штатах. Wasabi и Cloudflare R2 хранят наши данные в ЕС, однако при необходимости для работы своих сервисов эти поставщики могут получать к ним доступ из-за пределов ЕЭЗ, а Stripe обрабатывает наши платёжные записи в Соединённых Штатах.
- Покупка платного тарифа. Вы предоставляете платёжные данные непосредственно Stripe и Link на странице оформления заказа Link. Они собирают эти данные как независимые контролёры, а гарантии в отношении осуществляемой ими передачи данных, в том числе в Соединённые Штаты, описаны в Политике конфиденциальности Link (откроется в новой вкладке). Когда мы передаём данные Stripe, чтобы начать оформление заказа, или получаем от него данные о заказе, применяются приведённые ниже гарантии.
- Возврат данных нам поставщиками из ЕС. Если поставщик из ЕС, например наш поставщик услуг хостинга, предоставляет нам доступ к данным в Соединённых Штатах, такое раскрытие регулируется Стандартными договорными положениями.
- Трафик веб-сайта. Запросы к exitomail.com, в том числе запросы веб-приложения, обрабатываются обслуживающим вас центром обработки данных Cloudflare — как правило, ближайшим к вам. Он может находиться за пределами Европейской экономической зоны.
- Ваши собственные сообщения. Когда вы отправляете почту или файлы получателю за пределами ЕЭЗ, данные неизбежно передаются его поставщику услуг независимо от места нахождения этого поставщика. Именно это вы поручаете Сервису, и такая передача необходима для предоставления Сервиса.
Гарантии
- Если получатель сертифицирован в рамках Рамочной программы ЕС — США по защите данных, мы полагаемся на решение Европейской комиссии об адекватности от 10 июля 2023 года (Исполнительное решение (ЕС) 2023/1795). Cloudflare, Inc. и Stripe, LLC имеют такую сертификацию.
- В иных случаях или в качестве запасного механизма мы используем Стандартные договорные положения, принятые Европейской комиссией в Исполнительном решении (ЕС) 2021/914. Wasabi не сертифицирована в рамках Рамочной программы по защите данных, поэтому в её отношении мы полагаемся на эти положения.
- Мы применяем дополнительные меры: хранение данных в ЕС, шифрование при передаче и хранении, строгий контроль доступа, минимизацию данных и правила обработки запросов, изложенные в разделе Запросы органов власти.
- В отношении данных из Великобритании и Швейцарии мы в зависимости от обстоятельств полагаемся на UK Extension и Swiss–US Data Privacy Framework либо на Стандартные договорные положения с UK Addendum и адаптациями для Швейцарии.
Чтобы получить копию применяемых нами гарантий, напишите по адресу privacy@exitomail.com. Мы можем удалить из копии коммерчески чувствительные условия.
15Как долго мы храним данные
Мы храним персональные данные только до тех пор, пока они необходимы для целей, указанных в настоящей политике, после чего удаляем или анонимизируем их. Сохраняемые вами Материалы хранятся, пока вы их не удалите; сроки хранения всех остальных данных приведены ниже.
Другие данные
Мы храним данные дольше только тогда, когда этого требует закон, либо в течение срока, необходимого в связи с конкретным юридическим требованием или распоряжением органа власти («правовое удержание»), и только те данные, которых это касается.
Когда вы удаляете аккаунт
Вы можете запросить удаление аккаунта в настройках. В течение 30 дней вы ещё можете передумать; после этого мы удаляем ваш почтовый ящик, файлы, отправки и данные аккаунта. Из резервных копий баз данных эти данные удаляются ещё через 30 дней. Мы сохраняем только то, что обязаны хранить по закону (например, счета), а также перечисленные выше записи, например о случаях злоупотреблений, в течение указанных для них сроков. В случае аккаунтов тарифа Business организация решает, что происходит с данными участника, согласно Соглашению об обработке данных.
16Как мы защищаем ваши данные
Наша программа безопасности разработана на основе ISO/IEC 27001:2022 и ISO/IEC 27701, но мы не сертифицированы ни по одному из этих стандартов. Подробная информация и инструкции по сообщению об уязвимости приведены на странице Безопасность.
- Шифрование при передаче. Мы используем TLS для веб-сайта и веб-приложения (сертификаты Let's Encrypt), а также для IMAP, отправки по SMTP и JMAP. Между почтовыми серверами мы используем TLS, если другая сторона его поддерживает, а также поддерживаем MTA-STS и отчёты TLS, чтобы для доставки можно было требовать зашифрованные соединения.
- Шифрование при хранении. Содержимое почты, файлы Exito Vault и Exito Transfer, а также резервные копии хранятся у поставщиков хранилищ, которые шифруют данные при хранении. Резервные копии также шифруются на нашем сервере перед загрузкой.
- Защита аккаунта. Пароли хранятся только в виде хешей, для двухфакторной аутентификации используются приложения-аутентификаторы, а для почтовых приложений — отдельные пароли приложений.
- Аутентификация электронной почты. Мы подписываем исходящую почту с помощью DKIM (ключи Ed25519 и RSA) и поддерживаем SPF и DMARC для каждого домена, чтобы затруднить подмену отправителя.
- Контроль доступа. Сотрудникам предоставляется доступ с минимально необходимыми привилегиями. Для административного доступа к серверам используются только ключи SSH, но не пароли. Секреты хранятся вне кодовой базы, и доступ к ним есть только у пользователя root.
- Защита инфраструктуры. Межсетевой экран на хостах, автоматическая блокировка при повторных неудачных попытках входа и автоматические обновления безопасности.
- Журналирование и аудит. События безопасности и административные действия регистрируются в журнале аудита.
- Резервные копии. Мы регулярно создаём резервные копии и храним их в Wasabi, регион EU-Central-1 (Амстердам, Нидерланды), чтобы восстановить Сервис после сбоя.
- Реагирование на инциденты. Документированный процесс локализации, расследования и регистрации инцидентов. См. раздел Нарушения безопасности персональных данных.
17Ваши права
В соответствии с GDPR вы обладаете следующими правами в отношении своих персональных данных. Их реализация бесплатна.
- Право на доступ. Подтверждение того, обрабатываем ли мы ваши данные, их копия и информация о том, как мы их используем (Art. 15).
- Право на исправление. Исправление неточных данных и дополнение неполных данных (Art. 16).
- Удаление. Удаление ваших данных, если оснований для их дальнейшего хранения больше нет (Art. 17).
- Ограничение обработки. Ограничение использования ваших данных, например на время рассмотрения поданной вами жалобы (Art. 18).
- Переносимость данных. Получение ваших данных в структурированном, широко используемом и машиночитаемом формате либо их передача другому поставщику, если это технически осуществимо (Art. 20). Почту можно экспортировать в стандартных форматах по протоколу IMAP, а файлы — скачать в исходном формате.
- Возражение. Вы можете возразить против обработки на основании наших законных интересов по причинам, связанным с вашей конкретной ситуацией (Art. 21). После этого мы прекращаем обработку, если только у нас нет веских законных оснований, имеющих преимущество перед вашими интересами, например необходимость обеспечить безопасность Сервиса, или если данные не нужны для предъявления, осуществления или защиты правовых требований. Вы всегда можете возразить против прямого маркетинга, которым мы не занимаемся.
- Отзыв согласия. Если обработка основана на согласии, вы можете отозвать его в любое время без ущерба для обработки, выполненной до отзыва (Art. 7(3)).
- Автоматизированные решения. Если решение, основанное исключительно на автоматизированной обработке, существенно влияет на вас, вы можете потребовать вмешательства человека, выразить свою точку зрения и оспорить решение (Art. 22(3)). См. раздел Автоматизированная фильтрация, обеспечение соблюдения правил и принятие решений.
- Подача жалобы. Вы можете подать жалобу в надзорный орган, как описано ниже (Art. 77).
Как реализовать свои права
- Используйте приложение, когда это возможноМногие права можно реализовать непосредственно в Сервисе: изменить профиль, скачать файлы, экспортировать почту с помощью любого приложения с поддержкой IMAP, удалить письма и файлы или удалить аккаунт в настройках.
- Или напишите намНапишите по адресу privacy@exitomail.com, желательно с адреса своего аккаунта или резервного адреса электронной почты, и укажите, какое право вы хотите реализовать. Если у вас нет аккаунта, например если вы получили отправку файлов, сообщите сведения, которые помогут нам найти ваши данные.
- Мы подтверждаем вашу личностьМы запрашиваем только сведения, необходимые для подтверждения вашей личности и соразмерные запросу, чтобы никогда не передать ваши данные другому лицу.
- Мы отвечаем в течение одного месяцаЕсли запрос сложный или мы получили много запросов, мы можем продлить этот срок ещё на два месяца. В таком случае мы сообщим вам об этом в течение первого месяца и объясним причину.
Реализация ваших прав бесплатна. Если запрос явно необоснован или чрезмерен, в частности из-за его повторяющегося характера, мы можем взимать разумную плату или отказать в его выполнении, объяснив причину (Art. 12(5)).
Аккаунты тарифа Business
Если аккаунт предоставлен вам организацией, она является контролёром данных в этом аккаунте. Мы передаём организации полученные нами запросы в отношении этих данных, сообщаем вам об этом и помогаем организации ответить в соответствии с нашим DPA.
Жалобы
Вы можете подать жалобу в надзорный орган, в частности в стране ЕС или ЕЭЗ, где вы живёте или работаете либо где, по вашему мнению, произошло нарушение (Art. 77). Поскольку у нас нет представительства в ЕС, для нашей обработки не существует единого ведущего надзорного органа. Список органов приведён на сайте Европейского совета по защите данных (откроется в новой вкладке). В Великобритании можно подать жалобу в Управление комиссара по информации (откроется в новой вкладке). Мы будем признательны за возможность сначала разрешить вашу проблему по адресу privacy@exitomail.com, однако перед подачей жалобы обращаться к нам необязательно.
Наши представители
Если вы находитесь в ЕС или ЕЭЗ, Великобритании или Швейцарии, вы также можете направлять запросы о конфиденциальности нашему представителю там:
ЕС и ЕЭЗ: Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), 77 Camden Street Lower, Dublin, D02 XE80, Ireland. Электронная почта: datarequest@datarep.com (укажите «EXITO Media LLC» в теме письма). Онлайн-форма: datarep.com/data-request (откроется в новой вкладке). У него также есть адрес в каждой другой стране ЕС и ЕЭЗ: все адреса.
Великобритания: Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), 107-111 Fleet Street, London, EC4A 2AB, United Kingdom. Электронная почта: datarequest@datarep.com (укажите «EXITO Media LLC» в теме письма). Онлайн-форма: datarep.com/data-request (откроется в новой вкладке).
Швейцария: Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), Leutschenbachstrasse 95, Zurich, 8050, Switzerland. Электронная почта: datarequest@datarep.com (укажите «EXITO Media LLC» в теме письма). Онлайн-форма: datarep.com/data-request (откроется в новой вкладке).
Адресуйте письма «DataRep», а не ExitoMail, иначе они могут не дойти, и укажите ExitoMail в письме. DataRep передаёт ваш запрос нам, и перед ответом мы можем попросить вас подтвердить личность. С вопросами об аккаунте, оплате или наших услугах пишите на support@exitomail.com: DataRep занимается только запросами по указанным выше законам.
18Дети
Пользоваться Сервисом можно только с 16 лет. Он не предназначен для детей, и мы сознательно не собираем персональные данные лиц младше 16 лет, включая детей младше 13 лет в значении, установленном законом США Children's Online Privacy Protection Act. Требования к пользователям приведены в наших Условиях использования.
Если мы узнаем, что у нас хранится аккаунт или данные такого ребёнка, мы незамедлительно удалим их. Если ваш ребёнок передал нам персональные данные, напишите по адресу privacy@exitomail.com. Если аккаунт предоставлен организацией тарифа Business, мы уведомим эту организацию.
20Нарушения безопасности персональных данных
Нарушение безопасности персональных данных — это инцидент безопасности, который приводит к потере, уничтожению, изменению, несанкционированному раскрытию персональных данных или доступу к ним. Если это произойдёт, мы действуем следующим образом:
- Локализовать и оценитьМы немедленно принимаем меры, чтобы прекратить нарушение, выяснить, что произошло, и оценить риск для затронутых лиц.
- Уведомить надзорные органыЕсли нарушение не является маловероятным источником риска для прав и свобод физических лиц, мы без неоправданной задержки и, при наличии такой возможности, в течение 72 часов с момента, когда нам стало о нём известно, уведомляем компетентные надзорные органы и объясняем причины любой задержки (статья 33 GDPR). Поскольку у нас нет представительства в ЕС, мы уведомляем надзорный орган каждой страны ЕС, где проживают затронутые лица, а в отношении лиц в Великобритании — Управление комиссара Великобритании по вопросам информации.
- Сообщить вамЕсли нарушение может повлечь высокий риск для вас, мы без неоправданной задержки сообщаем вам простым и понятным языком, что произошло, каковы вероятные последствия, что мы сделали и что вы можете сделать для своей защиты (статья 34 GDPR). Для этого мы используем адрес аккаунта, резервный адрес и приложение либо публикуем уведомление, если отправка индивидуальных сообщений невозможна или потребовала бы несоразмерных усилий.
- Клиенты тарифа BusinessМы без неоправданной задержки уведомляем затронутую организацию и предоставляем ей информацию, необходимую для выполнения её собственных обязательств, как предусмотрено в DPA.
- Извлечь урокиМы документируем каждое нарушение, его последствия и принятые меры по устранению, а также совершенствуем свои меры защиты. Если другие законы, например законы штатов США об уведомлении о нарушениях, требуют направить уведомление, мы выполняем их требования.
21Изменения и контактная информация
Изменения настоящей политики
Мы обновляем настоящую политику, когда меняется порядок обработки данных или этого требует закон, и указываем вверху версию и дату. О существенных изменениях, например о новой цели, новой категории данных или поставщике, из-за которого меняется место хранения ваших данных, мы сообщаем заранее по электронной почте и в приложении, до их вступления в силу. Если для изменения требуется ваше согласие, мы запрашиваем его. Предыдущие версии предоставляются по запросу.
Контактная информация
- Вопросы и запросы о конфиденциальности
- privacy@exitomail.com
- Инспектор по защите данных
- Не назначен. Напишите по адресу privacy@exitomail.com.
- Представитель в ЕС
- Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), 77 Camden Street Lower, Dublin, D02 XE80, Ireland. Электронная почта: datarequest@datarep.com (укажите «EXITO Media LLC» в теме письма). Онлайн-форма: datarep.com/data-request (откроется в новой вкладке). У него также есть адрес в каждой другой стране ЕС и ЕЭЗ: все адреса.
- Представитель в Великобритании
- Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), 107-111 Fleet Street, London, EC4A 2AB, United Kingdom. Электронная почта: datarequest@datarep.com (укажите «EXITO Media LLC» в теме письма). Онлайн-форма: datarep.com/data-request (откроется в новой вкладке).
- Представитель в Швейцарии
- Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), Leutschenbachstrasse 95, Zurich, 8050, Switzerland. Электронная почта: datarequest@datarep.com (укажите «EXITO Media LLC» в теме письма). Онлайн-форма: datarep.com/data-request (откроется в новой вкладке).
- Уязвимости безопасности
- security@exitomail.com
- Злоупотребления и незаконные материалы
- abuse@exitomail.com или раздел Уведомление и принятие мер
- Почтой
- EXITO Media LLC, компания с ограниченной ответственностью, учреждённая по законодательству штата Вайоминг (Секретарь штата Вайоминг, регистрационный номер 2022-001141268), с адресом ведения деятельности 111 NE 1st St, 8th Floor, #88287, Miami, FL 33132, United States
AПрава на конфиденциальность в штатах США
В нескольких штатах США, включая Калифорнию, действуют комплексные законы о конфиденциальности потребителей. Они применяются к компаниям, превышающим определённые пороговые показатели размера (например, в Калифорнии — валовая годовая выручка свыше $26,625,000 либо покупка, продажа или передача персональной информации 100,000 или более потребителей или домохозяйств). Исходя из нашего текущего размера, мы считаем, что не достигаем этих пороговых показателей, поэтому сейчас эти законы к нам не применяются. Если ситуация изменится, мы обновим этот раздел.
Что мы в любом случае делаем для всех лиц в США
- Мы не продаём персональную информацию и не передаём её для таргетированной или межконтекстной поведенческой рекламы. Мы не используем её для профилирования, влекущего юридические или иные столь же значимые последствия, кроме автоматизированного обеспечения соблюдения правил, описанного в разделе Автоматизированная фильтрация, обеспечение соблюдения правил и принятие решений.
- Независимо от места вашего проживания вы можете попросить нас подтвердить, обрабатываем ли мы вашу персональную информацию, предоставить вам её копию, исправить или удалить её, как описано в разделе Ваши права. Мы отвечаем в течение одного месяца, а в случае отказа объясняем его причины.
- Мы не будем относиться к вам иначе из-за того, что вы подали запрос.
- Мы используем содержимое вашей почты и файлов только для предоставления и защиты Сервиса и никогда не делаем на его основе никаких выводов о вас.
Категории собираемой нами персональной информации, её источники, наши цели, получатели и сроки хранения указаны в разделах выше. Чтобы подать запрос, напишите по адресу privacy@exitomail.com.