מדיניות הפרטיות

מדיניות זו חלה על נתונים אישיים שאנחנו מעבדים כאשר אתם, או אנשים שעמם אתם בקשר, משתמשים בחלק כלשהו מהשירות:

• האתר. exitomail.com והדפים הציבוריים שלו, לרבות המרכז המשפטי הזה.
• דואר. תיבות דואר בכתובות @exitomail.com או בדומיין משלכם, המשמשות באפליקציית האינטרנט שלנו או באפליקציות דואר באמצעות IMAP,‏ SMTP ו-JMAP.
• Exito Vault. הקבצים, התיקיות וקישורי השיתוף שלכם.
• Exito Transfer. שליחת קבצים, דפי הורדה וקישורים ל״בקשת קבצים״, לרבות אנשים שמורידים או מעלים קבצים ללא חשבון.
• דומיינים מותאמים אישית. חיבור, אימות ותחזוקה של דומיין משלכם.
• ארגוני Business. תיבות דואר צוותיות בדומיינים של הארגון, הזמנות ונפח אחסון משותף, בכפוף לפרק הבא.
• יצירת קשר איתנו. תמיכה, דיווחים על שימוש לרעה, הודעות משפטיות וערעורים.

חלק מהתכונות המתוארות כאן, כגון ארגוני Business וחלקים מ-Exito Vault, עדיין מושקות בהדרגה. העיבוד המתואר עבורן מתחיל כאשר נעשה בהן שימוש.

על מה המדיניות אינה חלה

• אפליקציות דואר של חברות אחרות (למשל בטלפון או במחשב שלכם). החברות שפיתחו אותן מעבדות נתונים בהתאם למדיניות שלהן, ואפליקציות מסוימות מסנכרנות את תיבת הדואר שלכם דרך שרתי הענן שלהן.
• אתרים שאתם פותחים מקישורים בהודעות או בקבצים.
• פעילותן של Stripe ושל Link כמוכר הרשום בעת רכישת תוכנית בתשלום: תהליך התשלום, התשלום עצמו, מסים, קבלות, חשבון Link שלכם והתמיכה של Link. פעילות זו כפופה למדיניות הפרטיות של Link (נפתח בכרטיסייה חדשה) (ראו נתוני תשלום).
• המדיניות של הארגון שלכם, אם החשבון מסופק על ידי מעסיק או ארגון אחר.
• ספקי אימייל אחרים, לאחר שהודעה ששלחתם יצאה מהשרתים שלנו.

מונחים שבהם אנו משתמשים

השירות

ExitoMail,‏ Exito Vault,‏ Exito Transfer, דומיינים מותאמים אישית, האתר והתמיכה שלנו, כמתואר בתנאי השירות.

תוכן

כל מה שאתם ואחרים מזינים לשירות: הודעות, קבצים מצורפים, אנשי קשר, קבצים והעברות.

מטא-נתונים

מידע על תוכן ועל מסירתו, כגון כתובות השולח והנמען, מועדים, גדלים והשרתים המעורבים.

ארגון

לקוח Business: חברה או ארגון אחר שמספק חשבונות לחבריו.

ה-GDPR

התקנה הכללית להגנת מידע של האיחוד האירופי. כאשר UK GDPR או החוק הפדרלי השווייצרי להגנת מידע חלים עליכם, הפניות ל-GDPR כוללות את ההוראות המקבילות בחוקים אלה.

דיני הגנת המידע מבחינים בין בעל שליטה, שמחליט מדוע וכיצד נתונים אישיים מעובדים, לבין מעבד, שמעבד אותם בשם בעל השליטה ובהתאם להוראותיו. התפקיד שלנו תלוי באופן שבו אתם משתמשים בשירות.

חשבונות אישיים

בחשבונות חינם, Plus, Pro ו-Max, אנחנו בעל השליטה בנתוני החשבון והחיוב שלכם וברשומות היומן, וכן בעיבוד הנדרש להפעלת השירות על התוכן שלכם.

ארגוני Business

כאשר ארגון מספק את החשבון שלכם, הארגון הוא בעל השליטה בנתונים ובתוכן של חבריו, ואנחנו מעבדים אותם כמעבד מטעמו, בהתאם להסכם עיבוד הנתונים שלנו (סעיף 28 ל-GDPR). הארגון מחליט, למשל, מי מקבל תיבת דואר, אילו דומיינים וכתובות קיימים ומה קורה לתיבת דואר כשמישהו עוזב. בעלי הארגון יכולים להזמין, להשעות ולמחוק תיבות דואר בארגון (הכלים שלנו אינם מאפשרים להם לקרוא את האימיילים או הקבצים של החברים), והארגון קובע כללים משלו בנוגע לגישה לנתוני החברים. הודעת הפרטיות שלו חלה על עיבוד זה; יש להפנות אליו שאלות ובקשות.

גם בחשבונות Business, אנחנו נשארים בעל שליטה עצמאי למספר מצומצם של מטרות:

• קשרי הלקוחות והחיוב שלנו עם הארגון ועם אנשי הקשר שלו לענייני חיוב;
• אבטחה ומניעת שימוש לרעה והונאה בכל הפלטפורמה, לרבות מגבלות שליחה;
• עמידה בחובות המשפטיות שלנו, כגון דיני מס, צווים מרשויות וחובות לפי ה-DSA.

האנשים שעמם אתם מתקשרים

דואר, קבצים משותפים והעברות מכילים נתונים אישיים על אנשים אחרים: האנשים שעמם אתם מתכתבים, נמענים וכל מי שמוזכר בתוכן שלכם. אנחנו מעבדים נתונים אלה רק כדי לספק לכם את השירות (למסור, לאחסן, לסנן, להוסיף לאינדקס ולהציג אותם) וכדי לשמור על אבטחת השירות. לעולם איננו יוצרים קשר עם האנשים שעמם אתם מתכתבים למטרותינו, בונים עליהם פרופילים או משתמשים בנתונים שלהם לכל מטרה אחרת.

אם אתם משתמשים בתוכנית אישית למטרות מקצועיות ואתם עצמכם בעלי השליטה בנתונים אלה, אנחנו מעבדים אותם מטעמכם ובהתאם להוראות שאתם נותנים באמצעות הגדרות השירות, והסכם עיבוד הנתונים שלנו חל על עיבוד זה.

נתוני החשבון

נתוני תשלום

תוכניות בתשלום נמכרות דרך Link, שירות התשלום והקופה של Stripe. החברה המסונפת ל-Stripe,‏ Sold through Link, LLC, היא המוכר הרשום: היא מוכרת את התוכנית מטעמנו ומקבלת את התשלום. אתם מזינים את פרטי הכרטיס או אמצעי התשלום האחר ישירות בדף התשלום של Link, המופעל על ידי Stripe. לעולם איננו רואים או שומרים את מספר הכרטיס המלא או את קוד האבטחה שלכם.

Stripe ו-Link: בעלי שליטה עצמאיים

Stripe ו-Link אוספות את נתוני התשלום, החיוב וההזמנה שלכם ומשתמשות בהם למטרותיהן כמוכר הרשום, ומחליטות כיצד לעשות זאת בהתאם למדיניות הפרטיות של Link (נפתח בכרטיסייה חדשה) ולמרכז הפרטיות (נפתח בכרטיסייה חדשה) שלה: לקבל את התשלום, לחשב ולשלם מס, לשלוח קבלות וחשבוניות, לנהל את חשבון Link ואת היסטוריית ההזמנות שלכם, להשיב לשאלות בנושא תשלומים, לטפל בהחזרים ובהכחשות עסקה, למנוע הונאה ולעמוד בחובותיהן המשפטיות. הן אינן מעבדות את הנתונים האלה עבורנו או לפי הוראותינו, ולכן יש לפנות אליהן ישירות בשאלות לגביהם. כדי לנהל מינוי ב-Link, נדרש חשבון Link.

Stripe: המעבד שלנו לרשומות החיוב שלנו

Stripe גם שומרת עבורנו את רשומות החיוב בחשבון Stripe שלנו (רשומות לקוחות ומינויים, פורטל הלקוחות, ושינויים בתוכניות והחזרים שאנחנו מבצעים), כמעבד שלנו במסגרת הסכם עיבוד נתונים (ראו מעבדי משנה).

כדי להתחיל את תהליך התשלום, אנחנו שולחים ל-Stripe את שמכם, כתובת האימייל של החשבון, מזהה חשבון פנימי והתוכנית שבחרתם. Link משתפת איתנו את ההזמנה שלכם כדי שנוכל לספק את התוכנית. מ-Stripe אנחנו מקבלים:

• את מזהי הלקוח והמינוי שלכם ב-Stripe, התוכנית שלכם, מחזור החיוב, מועדי החידוש וסטטוס התשלום;
• את השם לחיוב, כתובת האימייל, המדינה והכתובת שלכם, את מספר הטלפון אם מסרתם אותו ל-Link, ומספר זיהוי לצורכי מס אם מסרתם כזה;
• פרטים מוגבלים על אמצעי התשלום שלכם, כגון הסוג ותאריך התפוגה;
• סכומים ששולמו והמס הכלול בהם, חשבוניות, קבלות, החזרים, הכחשות עסקה והיסטוריית תשלומים.

אנחנו משתמשים בנתונים האלה רק למטרות המפורטות במדיניות זו: לספק את התוכנית שלכם, לשמור רשומות חיוב ומס, לשלוח אימיילים תפעוליים בנוגע לתוכנית ולטפל בהחזרים, בביטולים ובמחלוקות.

כשמנוי חדש מתחיל, אנחנו מוסיפים אחד לסכום חודשי לפי מדינת החיוב והתוכנית, כדי לראות היכן התוכניות שלנו מועילות. אחרי התשלום ייתכן שנשאל איך הגעתם אלינו: התשובה אינה חובה, והיא רק מוסיפה אחד לסכום כולל. אלה מספרים בלבד, בלי שם, חשבון או מזהה.

בקשה מ-Link למחוק את הנתונים שלכם

אפשר לבקש מ-Link למחוק את המידע שהיא מחזיקה על רכישות שסומנו ״נמכר דרך Link״ באמצעות מחיקת חשבון Link שלכם (נפתח בכרטיסייה חדשה). לאחר מכן Stripe מבטלת את המינויים לתוכניות בתשלום שנמכרו לכם דרך Link, מוחקת את הנתונים שלכם מהרשומות שהיא מחזיקה לגבי רכישות אלה, לרבות הרשומות בחשבון Stripe שלנו, ומודיעה לנו על בקשתכם. חשבון ExitoMail שלכם עובר לתוכנית חינם כאשר המינוי מסתיים, ושום דבר בחשבון אינו נמחק. פעולה זו אינה מוחקת את הנתונים שאנחנו מחזיקים בעצמנו: כדי למחוק גם אותם, יש לפנות אלינו כמתואר בפרק הזכויות שלכם. אנחנו שומרים את רשומות החיוב שדיני המס מחייבים אותנו לשמור.

נתוני הפניות

אם תצטרפו באמצעות קישור הפניה של אדם אחר, או אם אדם אחר יצטרף באמצעות הקישור שלכם, אנחנו מתעדים איזה חשבון הפנה לאיזה חשבון, מתי, ואת נפח האחסון שניתן כבונוס (כיום GB‏1 לכל אדם, עד 10 GB לכל חשבון). האדם שהפנה אתכם עשוי לראות שההפניה הושלמה. לעולם איננו מבקשים גישה לפנקס הכתובות שלכם; אתם מחליטים כיצד לשתף את הקישור.

אם לא תמסרו לנו את הנתונים האלה

כדי ליצור את החשבון שלכם, אנחנו זקוקים לשם, לכתובת ולסיסמה, ולתוכנית בתשלום נדרשים גם פרטי חיוב: זוהי דרישה חוזית, ובלעדיהם לא נוכל לספק את השירות. כתובת אימייל לשחזור היא אופציונלית, אך ללא כתובת מאומתת לא תוכלו לאפס סיסמה שנשכחה. כאשר נדרש מידע נוסף, אנחנו מציינים זאת במקום שבו אנחנו מבקשים אותו. מסירת כל מידע אחר נתונה לבחירתכם.

כדי לספק לכם תיבת דואר, עלינו לאחסן ולעבד את ההודעות שלכם. הדבר כרוך בטיפול בתוכן התקשורת שלכם, ולכן אנו מקפידים לגביו על רמת הסודיות הגבוהה ביותר.

תוכן

מטא-נתונים

הודעות שאתם שולחים כוללות את הכותרות הטכניות הדרושות לפעולת האימייל, כגון הכתובת שלכם, המועד, שם השרת שלנו וחתימת DKIM. הנמענים שלכם וספקי הדואר שלהם יכולים לראות אותן, כמו בכל שירות אימייל.

היכן הנתונים מאוחסנים

תוכן ההודעות והקבצים המצורפים מאוחסנים באחסון אובייקטים אצל Wasabi, אזור EU-Central-2 (פרנקפורט, גרמניה). מטא-נתונים, אנשי קשר, אינדקס החיפוש וההגדרות שלכם מאוחסנים במסדי נתונים בשרת שלנו (netcup GmbH, נירנברג, גרמניה).

הדפדפן שלכם מעלה ומוריד קבצים של Exito Vault ישירות אל ספק האחסון שלנו וממנו באמצעות חיבורים מוצפנים וקישורים שתקפים לזמן קצר בלבד. הקבצים לעולם אינם עוברים דרך שרת האינטרנט שלנו, ולכן ספק האחסון שלנו מעבד גם את כתובת ה-IP שלכם במסגרת בקשות אלה. הקבצים מאוחסנים ב-Wasabi, אזור EU-Central-2 (פרנקפורט, גרמניה).

כל מי שיש לו קישור לשיתוף יכול לפתוח את היעד שאליו הוא מפנה. לכן יש לשתף קישורים רק עם אנשים שאתם סומכים עליהם, ולהשתמש בסיסמה או בתאריך תפוגה אם התוכנית שלכם מאפשרת זאת. איננו מציגים או מפרסמים קישורים לשיתוף בשום מקום.

סוגים מסוימים של קבצים משמשים לעיתים קרובות להפצת נוזקות, למשל תוכנות, סקריפטים, דפי אינטרנט וארכיונים המוגנים בסיסמה. כאשר קובץ משותף הוא מסוג כזה, הדף שלו מזהיר את המבקרים ומציג את כתובת החשבון ששיתף אותו, כדי שיוכלו להחליט אם ציפו לקבל אותו. חשבונות חדשים וחשבונות שהוטלה עליהם הגבלה אינם יכולים לשתף סוגי קבצים אלה באופן ציבורי.

ב-Exito Transfer מעורבים אנשים שאולי אין להם חשבון: נמענים, אנשים שפותחים קישור להורדה ואנשים שמעלים קבצים באמצעות קישור לבקשת קבצים. הפרק הזה נכתב גם עבורם.

שולחים

נמענים ומורידי קבצים

כמו כל ביקור באתר שלנו, גם פתיחת דף הורדה מתועדת ביומני שרת האינטרנט שלנו (לרבות כתובת ה-IP שלכם) למשך עד 30 יום, ועוברת דרך הרשת של Cloudflare (ראו עם מי אנחנו משתפים נתונים).

אם העברה מכילה קובץ מסוג המשמש לעיתים קרובות להפצת נוזקות, בדף ההורדה שלה מוצגת אזהרה הכוללת את כתובת השולח, כפי שמתואר לגבי קישורי שיתוף בפרק Exito Vault.

אנשים שמעלים קבצים באמצעות קישור בקשה

בתוכניות הכוללות אפשרות זו, משתמש מחובר יכול ליצור קישור ל״בקשת קבצים״. אם תעלו קבצים באמצעות קישור כזה, נעבד את הקבצים ואת שמות הקבצים שתעלו, את הפרטים שטופס ההעלאה מבקש ואת הנתונים הטכניים של ההעלאה (המועד, הדפדפן וכתובת ה-IP ביומנים שלנו). ההעלאה שלכם הופכת להעברה שבבעלות האדם שיצר את הבקשה: הוא מקבל את הקבצים שלכם ומחליט מה ייעשה בהם.

דיווחים

כל אדם יכול לדווח על העברה מדף ההורדה שלה. אנחנו מתעדים את הסיבה, את הפרטים ואת כתובת האימייל שתבחרו למסור, וכן כתובת IP מגובבת כדי למנוע הצפה בדיווחים. ראו דיווחים על שימוש לרעה, הודעות וערעורים.

קובצי Transfer מאוחסנים אצל Cloudflare R2, בסמכות השיפוט של האיחוד האירופי. הם נמחקים כאשר תוקף הקישור פג; ראו משך שמירת הנתונים.

אם תתחברו באמצעות פרטי גישה ל-API, יש ליצור אסימון שמוגבל לאזור ה-DNS של אותו דומיין, אם הספק שלכם מאפשר זאת. אפשר לבטל אותו אצל הספק בכל עת. אנחנו מוחקים את פרטי הגישה השמורים כאשר אתם מנתקים את הספק, מסירים את הדומיין או מוחקים את החשבון שלכם.

הבעלות מאומתת באמצעות רשומת TXT לפני שדואר כלשהו מתחיל לזרום. שם דומיין עשוי לזהות אדם, למשל אם הוא שם משפחה, ולכן אנו מתייחסים אליו כאל נתונים אישיים. רשומות DNS הן ציבוריות מעצם טבען.

יומנים טכניים ויומני אבטחה

אם אתם רק מבקרים באתר שלנו, אלה כל הנתונים שאנחנו מעבדים עליכם: איננו מפעילים כלי ניתוח, ואין בדפים שלנו פיקסלים למעקב או אמצעי מעקב של צדדים שלישיים. כל דף שאתם פותחים גם מוסיף אחד לספירה חודשית של המדינה שלכם (כפי ש-Cloudflare מדווחת עליה), שנשמרת כסכום בלבד, בלי כתובת IP, קובץ Cookie או מזהה כלשהו: היא מראה לנו בערך כמה אנשים באירופה אנחנו משרתים, נתון שהנציגים המשפטיים שלנו שם צריכים לדעת. אם הגעתם דרך קישור באחד מהפוסטים שלנו ברשתות החברתיות או באחת מהמודעות שלנו, הקישור מציין את הרשת: הביקור הזה, וגם הרשמה במהלכו, מוסיפים אחד לסכום שבועי של אותה רשת, כדי שנדע אילו פוסטים ומודעות עוזרים. שם הרשת לא נשמר במכשיר שלכם ולא בחשבון שלכם. ראו את מדיניות קובצי ה-Cookie.

תמיכה

כאשר אתם יוצרים איתנו קשר, אנחנו מעבדים את ההודעה והקבצים המצורפים שלכם, את הכתובת שלכם, את פרטי החשבון הנחוצים כדי לעזור לכם ואת התשובות שלנו. לעולם אל תשלחו לנו את הסיסמה שלכם: לעולם לא נבקש אותה.

דיווחים על שימוש לרעה, הודעות וערעורים

כאשר מישהו מדווח על תוכן או התנהגות (באמצעות פנייה אל abuse@exitomail.com, לחצן הדיווח בהעברה, הודעה לפי חוק השירותים הדיגיטליים או הודעה על הפרת זכויות יוצרים), אנחנו מעבדים:

• את שם המדווח וכתובת האימייל שלו, אם נמסרו. אפשר לדווח על רוב הבעיות באופן אנונימי, אך הליכים מסוימים, כגון הודעות על הפרת זכויות יוצרים, מחייבים הזדהות;
• את ההסבר והראיות שנמסרו, ואת התוכן שדווח;
• נתונים על החשבון או ההעברה הנוגעים לעניין;
• את ההחלטה שלנו, אם התקבלה באמצעים אוטומטיים, את הצהרת הנימוקים שאנחנו שולחים, וכל ערעור ותוצאתו;
• דיווחי תלונה שספקי דואר אחרים שולחים לנו על הודעות מהשרתים שלנו;
• כאשר אנחנו מדווחים ל-NCMEC על חומר החשוד כתיעוד של התעללות מינית בילדים, את הדיווח ואת החומר ונתוני החשבון הכלולים בו, שהחוק בארצות הברית מחייב אותנו לשמור במשך שנה אחת.

אם אתם מתקשרים בטלפון לנציג שלנו לענייני זכויות יוצרים, השיחה מטופלת על ידי Twilio (ראו עם מי אנחנו משתפים נתונים). אנחנו מקבלים באימייל את מספר הטלפון שלכם, את מועד השיחה וכל הודעה קולית שהשארתם; Twilio מוחקת את ההקלטה לאחר מסירתה. אנחנו שומרים את הנתונים האלה כמו הודעות אחרות.

ההליכים המלאים מפורטים בהודעה ופעולה ובמדיניות זכויות היוצרים.

אנחנו משתמשים בנתונים אישיים רק למטרות המפורטות להלן. לכל אחת מהן יש בסיס משפטי לפי סעיף 6(1) ל-GDPR. לא נשתמש בנתונים למטרה חדשה שאינה תואמת למטרות אלה בלי להודיע לכם תחילה, ובמידת הצורך לבקש את הסכמתכם.

האינטרסים הלגיטימיים שלנו

כאשר אנו מסתמכים על סעיף 6(1)(f), האינטרסים הלגיטימיים שלנו הם:

• שמירה על אבטחת השירות, המשתמשים בו והנתונים שלהם, ועל זמינותם;
• הגנה על אנשים מפני ספאם, דיוג ונוזקות;
• מניעת הונאה ושימוש לרעה בתוכנית החינם;
• שמירה על מוניטין שליחה טוב לשרתים שלנו, כדי שהדואר של כל המשתמשים יימסר;
• סיוע לשולחים למסור קבצים לאנשים שבחרו;
• שמירה על אמינות השירות באמצעות מדדים תפעוליים מצטברים;
• ציות לחוקי ארצות הברית המחייבים אותנו כחברה אמריקאית, לרבות דיני המס והחובה לדווח על חומרי התעללות מינית בילדים, והגנה על ילדים;
• ביסוס תביעות משפטיות, מימושן והגנה מפניהן.

איזנו בין אינטרסים אלה לבין זכויותיכם. אנו משתמשים בכמות הנתונים המזערית הנדרשת, שומרים אותם לתקופות קצרות ולעולם איננו משתמשים בהם לפרסום או ליצירת פרופילים. אפשר להתנגד בכל עת, ולבקשתכם נספק מידע נוסף על הבחינה שערכנו.

מידע רגיש בתוכן שלכם

הודעות וקבצים עשויים להכיל קטגוריות מיוחדות של נתונים אישיים, כגון מידע רפואי, אמונות דתיות או דעות פוליטיות (סעיף 9 ל-GDPR). איננו מנתחים תוכן כדי לאתר מידע כזה או להסיק אותו. מידע זה מאוחסן, מסונן ונמסר כמו כל תוכן אחר, רק משום שאתם או האנשים שעמם אתם מתכתבים בחרתם לכלול אותו שם, והוא נשאר בשליטתכם.

סודיות התקשורת

דואר הוא שירות תקשורת. אנו מתייחסים לתוכן התקשורת שלכם ולנסיבותיה (מי כתב למי ומתי) כאל מידע סודי, בהתאם לסעיף 5 לדירקטיבת הפרטיות והתקשורת האלקטרונית 2002/58/EC ולדינים הלאומיים המיישמים אותה. אנו מעבדים אותם רק ככל שנדרש כדי להעביר, לאחסן, לאבטח ולסנן אותם, או כאשר החוק מתיר או מחייב זאת.

מתי אדם רשאי לעיין בתוכן

מערכות ממוחשבות מעבדות את התוכן שלכם כדי למסור, לסנן, להוסיף לאינדקס, לחפש ולסרוק אותו, ומערכת האכיפה האוטומטית שלנו יכולה לפעול על סמך התוצאות (למשל, קביעה שמדובר בנוזקה) מבלי שאדם יראה את התוכן. אדם מטעם ExitoMail מעיין בתוכן רק במקרים הבאים, ורק במידה הנדרשת:

1. אתם מבקשים מאיתנו. לדוגמה, אתם מבקשים מהתמיכה לבדוק הודעה שאינה מוצגת. אנחנו מעיינים רק במה שהפניתם אותנו אליו, ורק למשך הזמן הנדרש.
2. מקרה מסוים של שימוש לרעה, ערעור או אירוע אבטחה. לדוגמה, העברה שדווחה או הודעה שספק אחר שלח לנו תלונה לגביה. אנחנו ניגשים רק למידע המינימלי הנדרש כדי להחליט ומתעדים את הגישה בתיק המקרה.
3. החוק מחייב זאת. לדוגמה, צו מחייב מרשות מוסמכת. ראו בקשות מרשויות.

בחשבונות Business, ייתכן שלארגון שלכם יהיו כללים משלו בנוגע לגישה לתיבות הדואר של החברים. כללים אלה הם של הארגון, לא שלנו.

אמצעי הגנה מסוימים פועלים רק אם הם מופעלים באופן אוטומטי ומיידי. מערכות אלה פועלות בתשתית שלנו, למעט בדיקות בוטים, שמופעלות על ידי Cloudflare אם נפעיל אותן.

סינון ומגבלות

• סינון ספאם ודיוג. כללים, מוניטין השולח ובדיקות אימות (SPF,‏ DKIM,‏ DMARC), וכן מסווג סטטיסטי, בוחנים את התוכן ואת המטא-נתונים של ההודעות. כשאתם מסמנים הודעה כספאם או כלא ספאם, המסנן יכול ללמוד מכך. זוהי פונקציית סינון ממוקדת, ולא מודל בינה מלאכותית למטרות כלליות או מודל של בינה מלאכותית יוצרת, ושום מידע אינו משותף עם גורם אחר.
• סריקת נוזקות. ייתכן שקבצים המצורפים לדואר וקבצים שמועלים באמצעות Exito Transfer ייסרקו לאיתור נוזקות מוכרות באמצעות סורק בקוד פתוח שפועל בתשתית שלנו. הודעות נגועות עשויות להידחות וקבצים נגועים עשויים לעבור להסגר.
• בדיקה מול רשימות חסימה ב-DNS. אנחנו עשויים לבדוק את כתובת ה-IP ואת שם הדומיין של שרת ששולח אלינו דואר, וכן שמות דומיינים שמופיעים בהודעה (כגון דומיינים של קישורים), מול רשימות חסימה ציבוריות ב-DNS. מפעיל רשימת החסימה מקבל רק את כתובת ה-IP או את שם הדומיין, בצורת שאילתת DNS, ולעולם לא את הכתובת שלכם או את ההודעה.
• מגבלות שליחה. לכל חשבון יש מגבלת שליחה יומית התלויה בתוכנית (לדוגמה, עד 100 הודעות ביום בתוכנית חינם). חשבונות חדשים מתחילים במגבלה נמוכה יותר, והיא עולה ככל שהם צוברים אמון.
• הגנה על הרשמה וכניסה. הגבלות קצב לפי כתובת IP ורשת, בדיקות של כתובות לשחזור ובדיקת בוטים של Cloudflare Turnstile מונעות הרשמות אוטומטיות וניסיונות לנחש סיסמאות. בדיקת הבוטים מופעלת בעת הרשמה, בעת איפוס סיסמה ובעת כניסה לאחר כמה ניסיונות שנכשלו.
• סיסמאות שנחשפו בדליפות מידע. כשאתם בוחרים סיסמה, אנחנו בודקים אם היא מופיעה ברשימה הציבורית של Have I Been Pwned הכוללת סיסמאות שנחשפו בדליפות מידע, ואם כן, איננו מקבלים אותה. רק חמשת התווים הראשונים של גיבוב חד-כיווני של הסיסמה יוצאים מהשרת שלנו, בצירוף ריפוד אקראי, כך שהשירות לעולם אינו מקבל את הסיסמה או את הגיבוב שלה. אם סיסמה שבה אתם משתמשים לכניסה תופיע ברשימה בהמשך, נציע לכם לשנות אותה.

הודעות שסביר מאוד שהן ספאם או שמכילות נוזקה עשויות להידחות במהלך המסירה, ובמקרה כזה נודיע על כך לשרת השולח, או לעבור לתיקיית הספאם, שבה תוכלו לעיין בהן במשך 30 יום.

אכיפה אוטומטית

מערכת האכיפה האוטומטית שלנו משלבת אותות כדי לזהות שימוש לרעה בשירות ולעצור אותו במהירות. זהו המידע המשמעותי על ההיגיון שבבסיס המערכת, על חשיבותו ועל השלכותיו, כנדרש בסעיף 13(2)(f) ל-GDPR:

האותות שבהם היא משתמשת

תלונות על ספאם ושיעורי החזרה של דואר יוצא מחשבון; הופעה ברשימות חסימה ב-DNS; תוצאות של סריקות נוזקות; דפוסי כניסה ושליחה האופייניים להשתלטות על חשבון (למשל, כניסה מרשת חריגה ולאחריה שליחה מרוכזת של הודעות); דיווחים ממשתמשים, מספקים אחרים ומגורמים מדווחים, לרבות דיווחים על חומר המתעד התעללות מינית בילדים; ואותות מההרשמה. המערכת אינה משתמשת בקטגוריות מיוחדות של נתונים אישיים ואינה יוצרת עליכם פרופיל לכל מטרה אחרת.

כיצד היא מחליטה

כללים המבוססים על ערכי סף: כאשר אות או שילוב של אותות חוצים ערך סף שמצביע על שימוש לרעה או על חשבון שנפרץ, מוחל האמצעי המתאים. ערכי הסף נקבעים בידי אנשי הצוות שלנו ונבחנים לאור תוצאות הערעורים.

אילו אמצעים היא יכולה לנקוט

להגביל או להשעות שליחה; להשעות חשבון; לחסום העברה או קישור לשיתוף ולהעביר את הקבצים שלהם להסגר; להשעות דומיין מותאם אישית; לחסום כתובת IP שתוקפת את השירות.

ההשלכות עבורכם

כל עוד אמצעי מסוים בתוקף, ייתכן שלא תוכלו לשלוח דואר, להיכנס, לשתף קבצים או להשתמש בדומיין. בדרך כלל, קבלת הדואר נמשכת. האמצעים נועדו להיות זמניים והפיכים, והם מוסרים כאשר בדיקה מעלה שאין בהם עוד צורך. ההחלטה על סגירת חשבון מתקבלת תמיד בידי אדם.

סעיף 22 ל-GDPR

חלק מהאמצעים האלה, כגון השעיית חשבון או דומיין, הם החלטות המבוססות על עיבוד אוטומטי בלבד ועשויות להשפיע עליכם במידה משמעותית (סעיף 22(1) ל-GDPR). אנחנו מקבלים החלטות אלה משום שהן נחוצות לביצוע החוזה שלנו עמכם (סעיף 22(2)(a)): השירות שאליו נרשמתם יכול לפעול רק אם נוכל לעצור ספאם, נוזקות וחשבונות שנפרצו בתוך דקות, לפני שיפגעו בכם, במשתמשים אחרים וביכולת המסירה של הדואר של כולם. כנדרש בסעיף 22(3), אנחנו מגינים על זכויותיכם באמצעות אמצעי ההגנה הבאים:

• אנחנו מודיעים לכם על האמצעי ועל הסיבות העיקריות לנקיטתו, אלא אם חל חריג (ראו להלן);
• תוכלו לקבל התערבות אנושית, להביע את עמדתכם ולערער על ההחלטה באמצעות הגשת ערעור בכתובת exitomail.com/appeal, במענה להודעה שלנו או בכתיבה אל abuse@exitomail.com;
• אדם מכריע בכל ערעור, ומקרים מורכבים מועברים לאנשי הצוות שלנו לפני קבלת החלטה סופית;
• אנחנו מסירים אמצעי ברגע שבדיקה מעלה שהוא ננקט בטעות או שאין בו עוד צורך.

מקרים שבהם קיים חשד לחומר המתעד התעללות מינית בילדים מטופלים בידי אדם. במקרים אלה, וכאשר רשות דורשת סודיות, אנו עשויים להגביל או לעכב את המידע שנמסור לכם כדי שלא לפגוע בחקירה פלילית, במידה שהחוק מתיר זאת. סינון ספאם ומגבלות שליחה החלים על כולם אינם בגדר החלטות בעניינכם כמשמעותן ב-Article 22.

אפשרויות נוספות העומדות לרשותכם

• בדקו את תיקיית הספאם וסמנו הודעות כהודעות שאינן ספאם; המסנן מביא זאת בחשבון.
• אפשר להתנגד לעיבוד המבוסס על האינטרסים הלגיטימיים שלנו.

אנו משתפים נתונים אישיים רק כמתואר כאן. איננו מוכרים או משכירים אותם, ואיננו משתפים אותם לצורכי פרסום.

מעבדי משנה

חברות אלה מעבדות נתונים אישיים מטעמנו, מכוח חוזים בכתב העומדים בדרישות Article 28 ל-GDPR. הן רשאיות להשתמש בנתונים רק כדי לספק לנו את שירותיהן.

לעניין Cloudflare, המונח ״אתר״ כולל את כל מה שמוגש דרך exitomail.com, לרבות אפליקציית האינטרנט שבה אתם משתמשים לדואר, וכן Exito Vault ו-Exito Transfer בדפדפן. תעבורת הדפדפן הזו עוברת דרך הרשת של Cloudflare, שמסיימת את החיבור המוצפן בקצה הרשת שלה כדי לנתב אותו ולהגן עליו, ומעבדת אותה רק מטעמנו. מסירת דואר בין שרתי דואר וחיבורים מאפליקציות דואר באמצעות IMAP,‏ SMTP ו-JMAP עוברים ישירות לשרת שלנו ולעולם אינם עוברים דרך Cloudflare.

נמענים אחרים

• האנשים שעמם אתם מתקשרים. כשאתם שולחים דואר או העברות, הנמענים שלכם וספקי הדואר שלהם מקבלים את מה ששלחתם. לאחר שהודעה יוצאת מהשרתים שלנו, הספק של הנמען מטפל בה בהתאם למדיניות שלו.
• אנשים שאתם משתפים עמם. כל מי שאתם מוסרים לו קישור לשיתוף ב-Exito Vault או קישור להעברה, הבעלים של קישור לבקשת קבצים שבאמצעותו אתם מעלים קבצים, ובחשבונות Business גם הבעלים של הארגון שלכם (השם, הכתובת ונפח האחסון שבשימושכם, אך לא התוכן שלכם).
• הארגון שלכם. בחשבונות Business, כמתואר בפרק כאשר אנו פועלים עבור אחרים.
• שירות ה-Push של הדפדפן שלכם. אם תפעילו התראות, נשלח אותן דרך שירות ה-Push של יצרן הדפדפן או המכשיר שלכם (Google,‏ Apple,‏ Mozilla או Microsoft). כל התראה מוצפנת מקצה לקצה עד למכשיר שלכם, ולכן שירות ה-Push אינו יכול לקרוא אותה; הוא רואה רק את כתובת ה-Push, את מועד השליחה ואת גודל ההתראה. כברירת מחדל, ההתראה מציינת רק שיש לכם דואר חדש.
• ספק ה-DNS שלכם. כשאתם מחברים דומיין באמצעות Domain Connect או פרטי גישה ל-API, הספק מקבל את שם הדומיין ואת הרשומות הנחוצות לנו.
• מפעילי רשימות חסימה ב-DNS. הם מקבלים רק את כתובת ה-IP או את שם הדומיין הנבדקים, בצורת שאילתת DNS (ראו סינון אוטומטי).
• רשות אישורים דיגיטליים. אם השירות משיג אישור TLS עבור שם מארח בדומיין המותאם אישית שלכם, שם המארח נשלח לרשות האישורים שלנו, Let's Encrypt, וכמו כל אישור שזוכה לאמון ציבורי, מתפרסם ביומנים הציבוריים של Certificate Transparency.
• יועצים מקצועיים. עורכי דין, רואי חשבון ומבקרים, הכפופים לחובת סודיות, לפי הצורך.
• ארגון NCMEC. הארגון האמריקאי National Center for Missing & Exploited Children‏ (NCMEC) מקבל את הדיווחים שלנו על חומר הנחזה לתעד התעללות מינית בילדים, כנדרש בחוק האמריקאי, ועשוי לשתף אותם עם רשויות אכיפת החוק בארצות הברית ובמדינות אחרות.
• רשויות. רק כאשר החוק מחייב זאת, כמתואר להלן.
• גורם ממשיך. אם ExitoMail יתמזג, יירכש או שנכסיו יועברו, הגורם הממשיך יהיה חייב להמשיך להגן על הנתונים שלכם בהתאם למדיניות זו, ואנו נודיע לכם לפני שהנתונים שלכם יהיו כפופים למדיניות פרטיות אחרת.

Stripe ו-Link כבעלי שליטה עצמאיים

כאשר אתם רוכשים תוכנית בתשלום, Stripe והחברה המסונפת לה, Sold through Link, LLC, פועלות כמוכר הרשום ומעבדות את נתוני התשלום, החיוב וההזמנה שלכם כבעלות שליטה עצמאיות בהתאם למדיניות הפרטיות של Link (נפתח בכרטיסייה חדשה) (ראו נתוני תשלום). Stripe מעבדת נתונים גם כבעלת שליטה עצמאית למטרותיה שלה, כגון מניעת הונאה, ניהול סיכונים ועמידה בחובות רגולטוריות פיננסיות, בהתאם למדיניות הפרטיות של Stripe (נפתח בכרטיסייה חדשה). ביחס לרשומות החיוב שהיא שומרת עבורנו, Stripe היא המעבד שלנו ומופיעה לעיל.

בקשות מרשויות

מכיוון שאנחנו חברה אמריקאית, רשויות בארצות הברית יכולות לחייב אותנו, בהליך משפטי תקף, למסור נתונים שנמצאים ברשותנו, במשמורתנו או בשליטתנו, בכל מקום שבו הם מאוחסנים (למשל לפי 18 U.S.C. § 2713, ״CLOUD Act״). גם רשויות באיחוד האירופי ובמקומות אחרים יכולות לשלוח לנו צווים. זו המדיניות שלנו לגבי כל בקשה:

• אנחנו מוסרים נתונים אישיים לרשויות ציבוריות רק כאשר החוק מחייב זאת, בתגובה לבקשה שתקפה ומחייבת אותנו לפי הדין החל עלינו. אנחנו בודקים כל בקשה ומתנגדים לבקשות שאינן חוקיות או שהיקפן רחב מדי.
• אנחנו מוסרים רק את הנתונים שהבקשה מחייבת למסור לפי חוק.
• אנחנו מודיעים לכם על בקשה לקבלת הנתונים שלכם לפני מסירתם, אלא אם החוק אוסר זאת או אם ההודעה תסכן אדם כלשהו. כאשר אנחנו מקבלים צו לפי סעיף 9 או 10 לחוק השירותים הדיגיטליים, אנחנו מודיעים לכם כנדרש בתקנה זו.
• אם נודע לנו על מידע המעורר חשד שנעברה, נעברת או צפויה להיעבר עבירה פלילית הכרוכה באיום על חייו או על בטיחותו של אדם, אנחנו מודיעים לרשויות המוסמכות, כנדרש בסעיף 18 לחוק השירותים הדיגיטליים.
• לעולם איננו מטמיעים דלתות אחוריות בשירות, ואיננו מעניקים לשום רשות גישה ישירה או גורפת למערכות שלנו.

הנתונים שלכם מאוחסנים באיחוד האירופי. אנחנו, החברה שמפעילה את השירות, נמצאים בארצות הברית.

שרת (אפליקציית אינטרנט, שרת דואר ומסדי נתונים)

netcup GmbH, נירנברג, גרמניה

דואר וקבצים ב-Vault

Wasabi, אזור EU-Central-2 (פרנקפורט, גרמניה)

גיבויים

Wasabi, אזור EU-Central-1 (אמסטרדם, הולנד)

קובצי Exito Transfer

Cloudflare R2, בסמכות השיפוט של האיחוד האירופי

מה המשמעות של היותנו חברה אמריקאית

כאשר אתם מוסרים לנו את הנתונים שלכם, למשל בהרשמה או בשליחה ובקבלה של דואר, אתם מוסרים אותם ישירות לנו, בעל שליטה בארצות הברית שה-GDPR חל עליו. לפי המועצה האירופית להגנת מידע (Guidelines 05/2021), איסוף ישיר זה אינו ״העברה״ לפי פרק V ל-GDPR, אך ה-GDPR חל על כל פעולה שאנחנו מבצעים בנתונים. אנשי הצוות שלנו עשויים לגשת מארצות הברית לנתונים המאוחסנים באיחוד האירופי כדי להפעיל את השירות ולתמוך בו, והדין האמריקאי חל עלינו, לרבות האפשרות של גישת רשויות הממשל האמריקאי המתוארת בפרק בקשות מרשויות. אנחנו מביאים סיכונים אלה בחשבון באמצעי האבטחה שלנו, שומרים את הנתונים באיחוד האירופי, מצפינים אותם בעת העברה ובאחסון אובייקטים, מגבילים את הרשאים לגשת אליהם ומוסרים אותם רק כמתואר במדיניות זו.

כאשר נתונים מועברים הלאה

• ספקים שמקום מושבם מחוץ לאזור הכלכלי האירופי. מקום מושבן של Wasabi,‏ Cloudflare ו-Stripe הוא בארצות הברית. Wasabi ו-Cloudflare R2 מאחסנות את הנתונים שלנו באיחוד האירופי, אך ספקיות אלה עשויות לגשת אליהם מחוץ לאזור הכלכלי האירופי כאשר הדבר נדרש להפעלת השירות שלהן, ו-Stripe מעבדת את רשומות החיוב שלנו בארצות הברית.
• רכישת תוכנית בתשלום. אתם מוסרים את פרטי התשלום שלכם ישירות ל-Stripe ול-Link בדף התשלום של Link. הן אוספות אותם כבעלות שליטה עצמאיות, וההעברות שלהן, לרבות לארצות הברית, מוגנות באמצעי ההגנה המתוארים במדיניות הפרטיות של Link (נפתח בכרטיסייה חדשה). כאשר אנחנו שולחים נתונים ל-Stripe כדי להתחיל את תהליך התשלום, או מקבלים בחזרה נתוני הזמנה, חלים אמצעי ההגנה המפורטים להלן.
• ספקים באיחוד האירופי שמחזירים לנו נתונים. כאשר ספק באיחוד האירופי, כגון ספק האירוח שלנו, מעמיד נתונים לרשותנו בארצות הברית, מסירה זו מוגנת באמצעות סעיפים חוזיים אחידים.
• תעבורת האתר. בקשות אל exitomail.com, לרבות לאפליקציית האינטרנט, מטופלות במרכז הנתונים של Cloudflare שמשרת אתכם, בדרך כלל המרכז הקרוב אליכם, שעשוי להימצא מחוץ לאזור הכלכלי האירופי.
• ההודעות שלכם. כאשר אתם שולחים דואר או העברות לאדם מחוץ לאזור הכלכלי האירופי, הנתונים מועברים בהכרח לספק שלו, בכל מקום שבו הוא נמצא. זו הפעולה שביקשתם מהשירות לבצע, והיא נחוצה כדי לספק אותו.

אמצעי הגנה

• כאשר הנמען מוסמך לפי מסגרת פרטיות הנתונים בין האיחוד האירופי לארצות הברית, אנחנו מסתמכים על החלטת הנאותות של הנציבות האירופית מ-10 ביולי 2023 (החלטת ביצוע (EU) 2023/1795). ‏Cloudflare, Inc.‎ ו-Stripe, LLC מוסמכות לפי המסגרת.
• במקרים אחרים, או כאמצעי גיבוי, אנחנו משתמשים בסעיפים החוזיים האחידים שאימצה הנציבות האירופית בהחלטת ביצוע (EU) 2021/914. ‏Wasabi אינה מוסמכת לפי מסגרת פרטיות הנתונים, ולכן אנחנו מסתמכים לגביה על סעיפים אלה.
• אנחנו מוסיפים אמצעים משלימים: אחסון באיחוד האירופי, הצפנה בעת העברה ובהיות הנתונים מאוחסנים, בקרת גישה מחמירה, מזעור נתונים ומדיניות הטיפול בבקשות שבפרק בקשות מרשויות.
• לגבי נתונים מהממלכה המאוחדת ומשווייץ, אנחנו מסתמכים על ההרחבה לממלכה המאוחדת (UK Extension) ועל מסגרת פרטיות הנתונים בין שווייץ לארצות הברית (Swiss–US Data Privacy Framework), או על הסעיפים החוזיים האחידים בצירוף הנספח לממלכה המאוחדת (UK Addendum) וההתאמות השווייצריות, לפי העניין.

לקבלת עותק של אמצעי ההגנה שבהם אנחנו משתמשים, יש לכתוב אל privacy@exitomail.com. אנחנו עשויים להשמיט מהעותק הוראות רגישות מבחינה מסחרית.

אנחנו שומרים נתונים אישיים רק כל עוד הם נחוצים למטרות המתוארות במדיניות זו, ולאחר מכן מוחקים או הופכים אותם לאנונימיים. תוכן שאתם שומרים נשאר עד שתמחקו אותו; על כל השאר חל לוח הזמנים הזה.

נתונים אחרים

אנחנו שומרים נתונים למשך זמן רב יותר רק כאשר החוק מחייב זאת, או כל עוד הדבר נדרש לצורך תביעה משפטית מסוימת או צו של רשות (״שימור משפטי״), ורק את הנתונים הנוגעים לעניין.

כאשר אתם מוחקים את החשבון

אפשר לבקש מאיתנו למחוק את החשבון דרך ההגדרות. במשך 30 יום עדיין אפשר לשנות את דעתכם; לאחר מכן אנחנו מוחקים את תיבת הדואר, הקבצים, ההעברות ונתוני החשבון שלכם. עותקים בגיבויי מסד הנתונים נמחקים כעבור 30 ימים נוספים. אנחנו שומרים רק את מה שהחוק מחייב, כגון חשבוניות, ואת הרשומות המפורטות לעיל, כגון מקרי שימוש לרעה, למשכי הזמן שצוינו עבורן. בחשבונות Business, הארגון מחליט מה ייעשה בנתונים של חבריו, בהתאם להסכם עיבוד הנתונים.

תוכנית האבטחה שלנו תוכננה לפי ISO/IEC 27001:2022 ו-ISO/IEC 27701; איננו מוסמכים לפי אף אחד מהתקנים. פרטים נוספים והסבר כיצד לדווח על חולשה מופיעים בדף אבטחה.

• הצפנה בזמן העברה. אנחנו משתמשים ב-TLS עבור האתר ואפליקציית האינטרנט (עם אישורים של Let's Encrypt), וכן עבור IMAP, הגשת SMTP ו-JMAP. בין שרתי דואר אנחנו משתמשים ב-TLS בכל פעם שהצד השני תומך בו, ותומכים ב-MTA-STS ובדיווחי TLS כדי שניתן יהיה לדרוש חיבורים מוצפנים למסירת הודעות.
• הצפנה במנוחה. תוכן הדואר, הקבצים ב-Exito Vault, הקבצים ב-Exito Transfer והגיבויים נשמרים אצל ספקי אחסון שמצפינים נתונים במנוחה. הגיבויים מוצפנים גם בשרת שלנו לפני ההעלאה.
• הגנה על החשבון. סיסמאות נשמרות רק כגיבובים, אימות דו-שלבי באמצעות אפליקציות אימות וסיסמאות נפרדות לאפליקציות דואר.
• אימות אימייל. אנחנו חותמים על דואר יוצא באמצעות DKIM (מפתחות Ed25519 ו-RSA) ותומכים ב-SPF וב-DMARC בכל דומיין, כדי להקשות על התחזות לשולחים.
• בקרת גישה. גישת העובדים מוגבלת להרשאות המזעריות הנדרשות. גישה מנהלית לשרתים מתבצעת באמצעות מפתחות SSH בלבד, ולעולם לא באמצעות סיסמאות. מידע סודי נשמר מחוץ לבסיס הקוד, עם גישה למשתמש root בלבד.
• הקשחת התשתית. חומת אש במארח, חסימה אוטומטית לאחר ניסיונות כניסה כושלים חוזרים ועדכוני אבטחה אוטומטיים.
• רישום וביקורת. אירועי אבטחה ופעולות מנהליות מתועדים ביומן ביקורת.
• גיבויים. גיבויים שוטפים, המאוחסנים ב-Wasabi, אזור EU-Central-1 (אמסטרדם, הולנד), כדי שניתן יהיה לשחזר את השירות לאחר תקלה.
• תגובה לתקריות. תהליך מתועד לבלימה, לחקירה ולדיווח על תקריות. ראו הפרות אבטחה של נתונים אישיים.

לפי ה-GDPR עומדות לכם הזכויות הבאות בנוגע לנתונים האישיים שלכם. מימושן אינו כרוך בתשלום.

• זכות הגישה. אישור אם אנחנו מעבדים את הנתונים שלכם, קבלת עותק שלהם ומידע על אופן השימוש שלנו בהם (סעיף 15).
• הזכות לתיקון. תיקון נתונים שאינם מדויקים והשלמת נתונים חסרים (Art. 16).
• מחיקה. מחיקת הנתונים שלכם כאשר אין עוד סיבה לשמור אותם (Art. 17).
• הגבלת העיבוד. הגבלת האופן שבו אנו משתמשים בנתונים שלכם, למשל בזמן שאנו בודקים תלונה שהגשתם (Art. 18).
• ניידות נתונים. קבלת הנתונים שלכם במתכונת מובנית, מקובלת וניתנת לקריאה במכונה, או העברתם לספק אחר כאשר הדבר אפשרי מבחינה טכנית (Art. 20). אפשר לייצא דואר בפורמטים תקניים באמצעות IMAP ולהוריד קבצים בפורמט המקורי שלהם.
• התנגדות. התנגדות לעיבוד המבוסס על האינטרסים הלגיטימיים שלנו, מטעמים הקשורים למצבכם (Art. 21). לאחר מכן נפסיק את העיבוד, אלא אם קיימים טעמים לגיטימיים משכנעים הגוברים על האינטרסים שלכם, כגון אבטחת השירות, או אם הנתונים נחוצים לתביעות משפטיות. תמיד אפשר להתנגד לשיווק ישיר, שאיננו עוסקים בו.
• חזרה מהסכמה. בכל עת שבה העיבוד מבוסס על הסכמה, בלי לפגוע בעיבוד שנעשה קודם לכן (Art. 7(3)).
• החלטות אוטומטיות. כאשר החלטה המבוססת אך ורק על עיבוד אוטומטי משפיעה עליכם באופן משמעותי, אתם רשאים לדרוש התערבות אנושית, להביע את עמדתכם ולערער על ההחלטה (Art. 22(3)). ראו סינון, אכיפה והחלטות אוטומטיים.
• הגשת תלונה. הגשת תלונה לרשות פיקוח, כמתואר להלן (Art. 77).

כיצד לממש את הזכויות

1. 1
   שימוש באפליקציה כשאפשר
   זכויות רבות ניתנות למימוש ישירות בשירות: אפשר לערוך את הפרופיל, להוריד את הקבצים, לייצא את הדואר באמצעות כל אפליקציית IMAP, למחוק הודעות וקבצים או למחוק את החשבון בהגדרות.
2. 2
   או כתיבה אלינו
   יש לשלוח אימייל אל privacy@exitomail.com, רצוי מכתובת החשבון או מכתובת האימייל לשחזור, ולציין איזו זכות ברצונכם לממש. אם אין לכם חשבון, למשל אם קיבלתם העברה, יש למסור לנו פרטים שיעזרו לנו לאתר את הנתונים שלכם.
3. 3
   אנו מאמתים את זהותכם
   אנו מבקשים רק את הדרוש לאימות זהותכם, באופן מידתי לבקשה, כדי שלעולם לא נמסור את הנתונים שלכם לאדם אחר.
4. 4
   אנו משיבים בתוך חודש
   אם הבקשה מורכבת או אם נקבל בקשות רבות, אנו רשאים להאריך את התקופה בחודשיים נוספים לכל היותר. במקרה כזה נודיע לכם בתוך החודש הראשון ונסביר מדוע.

מימוש הזכויות אינו כרוך בתשלום. אם בקשה חסרת בסיס בעליל או מופרזת, בפרט בשל אופייה החוזר ונשנה, אנו רשאים לגבות תשלום סביר או לסרב לה, ונסביר מדוע (Art. 12(5)).

חשבונות Business

אם החשבון שלכם מסופק על ידי ארגון, הארגון הוא בעל השליטה בנתונים שבו. אנו מעבירים לארגון בקשות שאנו מקבלים בנוגע לנתונים אלה, מודיעים לכם שעשינו זאת ומסייעים לארגון להשיב, כנדרש בהסכם עיבוד הנתונים שלנו.

תלונות

אפשר להגיש תלונה לרשות פיקוח, בפרט במדינה באיחוד האירופי או באזור הכלכלי האירופי שבה אתם מתגוררים או עובדים, או שבה לדעתכם התרחשה ההפרה (Art. 77). מכיוון שאין לנו מוסד באיחוד האירופי, אין רשות אחת שמובילה את הפיקוח על העיבוד שלנו. המועצה האירופית להגנת מידע (נפתח בכרטיסייה חדשה) מפרטת את הרשויות. בממלכה המאוחדת אפשר להגיש תלונה למשרד נציב המידע (נפתח בכרטיסייה חדשה). נשמח להזדמנות לטפל תחילה בבעיה באמצעות privacy@exitomail.com, אך אינכם חייבים לפנות אלינו לפני הגשת תלונה.

הנציגים שלנו

למי שנמצא באיחוד האירופי או ב-EEA, בבריטניה או בשווייץ, אפשר לשלוח בקשות בנושא פרטיות גם לנציג שלנו שם:

האיחוד האירופי וה-EEA: Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), 77 Camden Street Lower, Dublin, D02 XE80, Ireland. אימייל: datarequest@datarep.com (יש לציין „EXITO Media LLC” בשורת הנושא). טופס מקוון: datarep.com/data-request (נפתח בכרטיסייה חדשה). יש לו כתובת גם בכל אחת משאר מדינות האיחוד האירופי וה-EEA: לכל הכתובות.

בריטניה: Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), 107-111 Fleet Street, London, EC4A 2AB, United Kingdom. אימייל: datarequest@datarep.com (יש לציין „EXITO Media LLC” בשורת הנושא). טופס מקוון: datarep.com/data-request (נפתח בכרטיסייה חדשה).

שווייץ: Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), Leutschenbachstrasse 95, Zurich, 8050, Switzerland. אימייל: datarequest@datarep.com (יש לציין „EXITO Media LLC” בשורת הנושא). טופס מקוון: datarep.com/data-request (נפתח בכרטיסייה חדשה).

יש למען מכתבים אל „DataRep”, ולא אל ExitoMail, אחרת הם עלולים לא להגיע, ולציין את ExitoMail בגוף המכתב. DataRep מעבירה אלינו את הפנייה, וייתכן שנבקש לאמת את זהותך לפני שנשיב. לשאלות על החשבון, החיוב או השירותים שלנו, יש לכתוב אל support@exitomail.com: DataRep מטפלת רק בפניות לפי החוקים שצוינו למעלה.

כדי להשתמש בשירות, עליכם להיות בני 16 לפחות. השירות אינו מיועד לילדים, ואיננו אוספים ביודעין נתונים אישיים של מי שטרם מלאו להם 16, לרבות ילדים מתחת לגיל 13 כהגדרתם בחוק Children’s Online Privacy Protection Act של ארה״ב. כללי הזכאות מפורטים בתנאי השירות שלנו.

אם ייוודע לנו שאנו מחזיקים חשבון או נתונים השייכים לילד כזה, נמחק אותם ללא דיחוי. אם נמסרו לנו נתונים אישיים של ילד או ילדה שלכם, יש לכתוב אל privacy@exitomail.com. בחשבונות שמסופקים על ידי ארגון Business, נודיע לארגון.

אנו משתמשים רק בקובצי Cookie ובאחסון בדפדפן הנחוצים בהחלט להפעלת השירות, למשל כדי להשאיר אתכם מחוברים, להגן על טפסים ולזכור את ערכת העיצוב שלכם. איננו משתמשים בקובצי Cookie לניתוח נתונים, לפרסום או למעקב, ולכן אין הודעת Cookie. הרשימה המלאה מופיעה במדיניות קובצי ה-Cookie שלנו.

הפרה של אבטחת מידע אישי היא אירוע אבטחה שמוביל לאובדן, להשמדה, לשינוי, לחשיפה או לגישה ללא הרשאה לנתונים אישיים. במקרה של הפרה כזו, אנו פועלים כך:

1. 1
   בלימה והערכה
   אנחנו פועלים מיד כדי לבלום את ההפרה, לברר מה קרה ולהעריך את הסיכון לאנשים שנפגעו.
2. 2
   הודעה לרשויות הפיקוח
   אלא אם לא סביר שההפרה תגרום סיכון לזכויותיהם ולחירויותיהם של אנשים, אנחנו מודיעים לרשויות הפיקוח המוסמכות ללא דיחוי בלתי מוצדק, וככל שהדבר אפשרי בתוך 72 שעות מרגע שנודע לנו עליה, ומנמקים כל עיכוב (סעיף 33 ל-GDPR). מכיוון שאין לנו מוסד באיחוד האירופי, הכוונה היא לרשות הפיקוח בכל מדינה באיחוד האירופי שבה מתגוררים אנשים שנפגעו, ולנציב המידע של בריטניה לגבי אנשים בממלכה המאוחדת.
3. 3
   הודעה לכם
   אם ההפרה עלולה לגרום לכם סיכון גבוה, אנחנו מודיעים לכם ללא דיחוי בלתי מוצדק ובשפה פשוטה מה קרה, מהן ההשלכות האפשריות, מה עשינו ומה תוכלו לעשות כדי להגן על עצמכם (סעיף 34 ל-GDPR). לשם כך אנחנו משתמשים בכתובות החשבון והשחזור שלכם ובאפליקציה, או מפרסמים הודעה לציבור אם שליחת הודעות אישיות תהיה בלתי אפשרית או תדרוש מאמץ בלתי מידתי.
4. 4
   לקוחות Business
   אנחנו מודיעים לארגון שנפגע ללא דיחוי בלתי מוצדק ומוסרים לו את המידע הדרוש לו כדי לעמוד בחובותיו, כמפורט בהסכם עיבוד הנתונים.
5. 5
   הפקת לקחים
   אנחנו מתעדים כל הפרה, את השפעותיה ואת הפעולות שננקטו לתיקונה, ומשפרים את אמצעי ההגנה שלנו. כאשר חוקים אחרים, כגון חוקי המדינות בארצות הברית בדבר הודעה על הפרות, מחייבים למסור הודעה, אנחנו מוסרים אותה כנדרש בהם.

שינויים במדיניות זו

אנחנו מעדכנים מדיניות זו כאשר העיבוד שלנו משתנה או כאשר החוק מחייב זאת, ומציגים בראש הדף את הגרסה ואת התאריך. אם מדובר בשינוי מהותי, כגון מטרה חדשה, קטגוריה חדשה של נתונים או ספק שמשנה את מקום אחסון הנתונים שלכם, אנחנו מודיעים לכם מראש באימייל ובאפליקציה, לפני כניסת השינוי לתוקף. כאשר נדרשת הסכמתכם לשינוי, אנחנו מבקשים אותה. גרסאות קודמות זמינות לפי בקשה.

יצירת קשר

שאלות ובקשות בענייני פרטיות

privacy@exitomail.com

ממונה על הגנת מידע

לא מינינו ממונה. אפשר לכתוב אל privacy@exitomail.com.

נציג באיחוד האירופי

Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), 77 Camden Street Lower, Dublin, D02 XE80, Ireland. אימייל: datarequest@datarep.com (יש לציין „EXITO Media LLC” בשורת הנושא). טופס מקוון: datarep.com/data-request (נפתח בכרטיסייה חדשה). יש לו כתובת גם בכל אחת משאר מדינות האיחוד האירופי וה-EEA: לכל הכתובות.

נציג בממלכה המאוחדת

Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), 107-111 Fleet Street, London, EC4A 2AB, United Kingdom. אימייל: datarequest@datarep.com (יש לציין „EXITO Media LLC” בשורת הנושא). טופס מקוון: datarep.com/data-request (נפתח בכרטיסייה חדשה).

נציג בשווייץ

Data Protection Representative Limited (trading as DataRep), Leutschenbachstrasse 95, Zurich, 8050, Switzerland. אימייל: datarequest@datarep.com (יש לציין „EXITO Media LLC” בשורת הנושא). טופס מקוון: datarep.com/data-request (נפתח בכרטיסייה חדשה).

פרצות אבטחה

security@exitomail.com

שימוש לרעה ותוכן בלתי חוקי

abuse@exitomail.com, או ראו הודעה ופעולה

בדואר

EXITO Media LLC, חברה בערבון מוגבל שהתאגדה בוויומינג (מזכיר המדינה של ויומינג, מזהה הגשה 2022-001141268), שכתובתה העסקית היא ⁦111 NE 1st St, 8th Floor, #88287, Miami, FL 33132, United States⁩

בכמה ממדינות ארצות הברית, ובהן קליפורניה, קיימים חוקים מקיפים להגנת פרטיות הצרכנים. חוקים אלה חלים על עסקים שחוצים ספי גודל מסוימים (בקליפורניה, למשל, הכנסה שנתית ברוטו של יותר מ-$26,625,000, או קנייה, מכירה או שיתוף של מידע אישי על 100,000 צרכנים או משקי בית ומעלה). לפי גודלנו הנוכחי, אנו סבורים שאיננו עומדים בספים אלה, ולכן חוקים אלה אינם חלים עלינו כעת. אם המצב ישתנה, נעדכן פרק זה.

מה אנחנו עושים בכל מקרה עבור כולם בארצות הברית

• אנחנו לא מוכרים מידע אישי, ולא משתפים אותו לצורך פרסום ממוקד או פרסום התנהגותי חוצה הקשרים. איננו משתמשים בו ליצירת פרופילים שמובילה לתוצאות משפטיות או לתוצאות משמעותיות דומות, מלבד האכיפה האוטומטית המתוארת בפרק סינון, אכיפה והחלטות אוטומטיים.
• בכל מקום שבו אתם מתגוררים, תוכלו לבקש מאיתנו לאשר אם אנחנו מעבדים את המידע האישי שלכם, למסור לכם עותק ממנו, לתקן אותו או למחוק אותו, כמתואר בפרק הזכויות שלכם. אנחנו משיבים בתוך חודש, ואם נדחה את הבקשה נסביר מדוע.
• לא נעניק לכם יחס שונה משום שהגשתם בקשה.
• אנחנו משתמשים בתוכן הדואר והקבצים שלכם רק כדי לספק את השירות ולאבטח אותו, ולעולם לא כדי להסיק דבר כלשהו עליכם.

הקטגוריות של המידע האישי שאנחנו אוספים, מקורותיו, מטרות העיבוד שלנו, הגורמים שמקבלים אותו ומשך שמירתו מפורטים בפרקים שלעיל. כדי להגיש בקשה, כתבו אל privacy@exitomail.com.